メールマガジン・メール配信を始めたい｜先に決める3つと、送り始めたあとに続くこと・費用の目安

「お客様に、新商品やキャンペーンのお知らせをメールで送りたい」「展示会で名刺をいただいた方に、まとめてご案内を出したい」——メールマガジンやメール配信を始めたい、というご相談をいただくことがあります。

ホームページに1ページ足すのとは、少し性質が違います。メール配信は、ホームページに何かを1つ置いて終わる作業ではなく、お預かりしたアドレスへ、こちらから送り続ける形を持つことです。公開されているサイトを見るだけでは、配信がどうなっているかまでは確認できません。送ったつもりで届いていない、止めてほしいと言われた方に送り続けている、といった状態になっていても、サイトを開いて確かめることができません。

また、送る内容に広告や宣伝が含まれる場合は、法令で決まっている事項に当たることがあります。何が当たるかは、送る内容と送る相手によって変わります。

そのため、始める前に決めておくことがあります。誰に送るのか。止めたいと言われたとき、どこで受けて、誰がいつ反映するのか。そして、誰が書いて、誰が送るのか。送り始めたあとの扱いを見通すために、この3つを先に確認しています。

この記事では、メール配信を始めるときに先に決める3つと、送り方の分かれ方、送り始めたあとに続くこと、そして依頼した場合の費用の目安までを順に整理します。サイト内でのお知らせの出し方は新着情報・お知らせ欄を作りたいに、ホームページを自分で更新できる形にすること全般はホームページを自分で更新できるようにしたいにまとめていますので、あわせてご覧ください。

「メールで案内を送りたい」と思うのは、たとえばこんなときです

ご相談の入り方は、いくつかに分かれます。同じ「メールで送りたい」でも、そのうしろにある事情が違うと、合う形も変わってきます。

• 既存のお客様へ、新商品やキャンペーンを案内したい——お取引のある方の一覧が手元にあり、そこへまとめて出したい、という形です
• 展示会・イベントでいただいた名刺の方へ、お礼と案内を送りたい——名刺やお申込書という紙の形で集まっていて、そこから送る先を作る場合です
• ホームページから登録を受け付けて、そこへ送りたい——サイトに登録の受け口を置くところから始める入り方です
• いまは一人ずつ手で送っているので、まとめて出せるようにしたい——宛先を並べて送る形になっていて、件数が増えて手が回らなくなっている場合です
• 資料をダウンロードされた方へ、続けてご案内したい——資料請求と配信をつなげたい、という形です（資料の置き方そのものは会社案内・カタログをPDFでダウンロードできるようにしたいにまとめています）
• お知らせをサイトに書いているが、見に来ていただく形になっている——こちらから届ける手段を足したい、という入り方です

どの入り方でも、確かめることは共通しています。送る先のアドレスが、どうやって集まったものなのか。そして、止めたいと言われたときに、どこで受けるのか。この2つは、送り方を決める前に確認しています。

先に決める3つ

ご相談をいただいたとき、こちらから先にお尋ねしているのは次の3点です。

1. 誰に送るか——送る先のアドレスを、どうやって集めて、どこに置いておくかを決めます。すでにお持ちの一覧から始めるのか、これから登録を受け付けるのかで、用意するものが変わります
2. 止め方をどうするか——「もう送らないでほしい」というご連絡を、どこで受けて、誰がいつ反映するかを決めます。停止のご連絡が配信の対象に反映される仕組みと、手作業が必要な場合の担当を確かめていないと、停止漏れが起きることがあります
3. 誰が書いて、誰が送るか——文章を用意する人と、送信の操作をする人を決めます。決めておかないと、仕組みだけが用意された状態のままになることがあります

この3つが決まると、送り方の選択肢が絞れます。逆に、決まらないまま仕組みを先に作ると、置いたあとで作り直しになることがあります。

メール配信は、置いて終わる作業ではありません

メール配信は、ホームページに何かを1つ置いて終わる作業ではなく、お預かりしたアドレスへ、こちらから送り続ける形を持つことです。公開されているサイトを見るだけでは、配信がどうなっているかまでは確認できません。

ホームページであれば、表示が崩れていればサイトを開いたときに見えますし、リンクが切れていれば押したときに分かります。メール配信の場合、次のような状態は、公開されているサイトを見ても分かりません。ご利用の配信サービスによっては管理画面で確認できることもありますが、何がどこまで確認できるかは、お使いになるサービスによって変わります。

• 送ったが、受信側に届いていない——送信の操作が終わっていても、受信側で迷惑メールとして扱われている場合があります
• 止めてほしいと言われた方に、送り続けている——ご連絡がメールや電話で届いていても、それが配信の対象に反映されていなければ、次の回にも送られることがあります
• 宛先が使われなくなっている——退職や部署の変更でアドレスが止まっている場合、送信の結果としてエラーが戻ることがありますが、その通知を誰も見ていないことがあります
• 同じ方へ二重に送っている——複数の一覧を足し合わせたときに、同じアドレスが重なっていることがあります

そのため、送り方を決める前に「送ったあと、何をどこで確かめるか」も一緒に決めています。ご利用の配信サービスや環境によっては、送信の結果を一覧で確認できる画面が用意されていることもあります。何がどこまで確認できるかは、お使いになるサービスによって変わります。

送り方は、主に3通りです

「メールで案内を送りたい」というご要望に対して、取れる形は大きく3通りに分かれます。

いまお使いのメールソフトから送る形

ふだんお使いのメールソフトやWebメールの画面で、宛先を並べて送る形です。新しい配信システムを導入せず、いまお使いのものをそのまま使う形です。

ご利用のメールサービスによっては、1回に送れる宛先の数や、1日に送れる通数に上限が設けられていることがあります。上限を超えた場合の扱いも、サービスによって変わります。また、宛先の入れ方を誤ると、受け取った方に他の方のアドレスが見える形になります。

この形の場合、配信を止めるご連絡をどこで受けるかを決めておきます。返信の届く先と、送信できなかった場合の通知が届く先は、お使いの設定によって変わりますので、あわせて確かめておきます。名簿を手作業で管理している場合、停止をご希望された方のアドレスを次回の配信の対象から外す作業も手作業になります。

配信サービスを使う形

メール配信のために作られたサービスを契約して、そこから送る形です。ご利用の配信サービスによっては、名簿の管理、配信停止の受け付け、送信結果の確認などの機能が用意されています。

サービスによって、扱える件数、料金の考え方、用意されている機能が変わります。無料で使い始められるものもあれば、件数や通数に応じた月額の形のものもあります。日本語での案内があるかどうかも、サービスによって異なります。

ホームページ側には、登録の受け口を置くことがあります。配信サービスが用意しているタグをページに入れる形と、登録用のページへのご案内を置く形があります。どちらが取れるかは、お使いのサービスと、いまのサイトの作りによって変わります。

いまのサイトの管理画面から送れるようにする形

WordPressなどでサイトを作られている場合に、管理画面の中に配信の機能を足す形です。サイトの更新と同じ画面で操作できる形になります。

この形が取れるかどうかは、いまのサイトの作り、ご契約の内容、操作できる権限、そして足す仕組みが対応しているかによって変わります。また、機能を足したあとに、その部分の更新が必要になるかどうか、誰が行うかも、お使いになる仕組みによって変わります。

送信そのものをどこから行うかは、お使いになる仕組みによって変わります。ご利用のサーバーやサービスによっては、まとめて送る際の通数に制限が設けられていることがあります。

いまの状況がどれに当たるか、見分け方

どの形が合うかを考えるとき、先にいまの状況を確かめています。公開されているページを見るだけでは分からない部分がありますので、管理画面やご契約の内容もあわせて確認しています。

• 送る先が、いま何件あるか——数十件なのか、数千件なのかで、取れる形が変わります
• その一覧が、どこにあるか——表計算のファイル、名刺の束、販売管理のソフトの中、といった置かれ方があります
• ホームページに管理画面があるか——ご自身で文章を書き換えられる画面があるかどうかです。管理画面に入れない状態になっている場合は、そこから先に確認します
• いま、どのアドレスから送っているか——会社のドメインのアドレスなのか、無料のメールサービスのアドレスなのかで、確認する項目が変わります
• 配信サービスをすでに契約されているか——過去に契約したまま使われていないものが残っていることがあります

公開されているページの確認だけではサイトの作りを判別できないことがありますので、必要に応じて管理画面やサーバーの情報もあわせて確認しています。

誰に送るか——アドレスの集め方と、置き場所を決めます

先に決める3つのうち、1つ目です。送る先のアドレスが、どうやって集まったものなのかによって、そのあとに用意するものが変わります。

すでにお持ちの一覧から始める場合

お取引のある方の一覧、名刺、お申込書といった形で、すでに手元にある場合です。この場合、確かめているのは次の点です。

• そのアドレスを、どういう場面でいただいたか——お取引の連絡先としていただいたのか、案内を送ることをお伝えしたうえでいただいたのかを確認します
• いつ時点のものか——時間が経っている一覧では、使われなくなっているアドレスが含まれていることがあります
• 重なりがあるか——複数の一覧を足し合わせる場合、同じ方が複数回入っていることがあります
• 会社あての代表アドレスが含まれるか——個人のアドレスと、部署や会社の代表として使われているアドレスが混ざっていることがあります

送る相手をどこまで含めるか、どのような内容を送るかは、お持ちの名簿の集め方や事業の内容にあわせて会社として決めていただく部分です。法令に当たるかどうかのご判断は、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。blancは、配信システムの設置と初期設定、登録の案内をホームページに載せる作業、操作手順のご案内を行います。

これから登録を受け付ける場合

ホームページに登録の受け口を置いて、そこから集める形です。登録の画面に何を書いておくかを、先に決めることになります。

• 何を送るか——どういう内容のメールが届くのかを、登録の画面に書いておく形です
• どのくらいの間隔で送るか——月に1回なのか、不定期なのかを書いておく形です
• いただく項目——メールアドレスだけにするか、お名前や会社名も一緒にいただくかを決めます
• 登録のあとに何が起きるか——確認のメールが届くのか、そのまま登録になるのかを書いておく形です

フォームに置く項目の考え方そのものは、お問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたいにまとめています。

置き場所を決めます

集めたアドレスを、どこに置いておくかを決めます。表計算のファイルで持つ形、配信サービスの中に置く形、サイトの管理画面の中に置く形があります。

置き場所を分けて持つと、片方だけを更新した状態が生まれることがあります。どちらが元になるのかを決めておくと、食い違いが起きたときに、どちらを見ればよいかが決まります。

また、置き場所と権限の設定によって、誰が開ける状態になるかが変わります。共有のフォルダに置く場合も、配信サービスの中に置く場合も、開ける方の範囲は設定によって変わりますので、決めた範囲になっているかを確認します。

広告・宣伝を含む場合に、決まっている事項があります

はじめにお断りしておきます。blancはホームページの制作・修正を行う会社であって、法律事務所ではありません。この節でご案内するのは、確認していただく項目の並びであって、お客様の送られるメールが法令に当たるかどうかの判定ではありません。

送るメールの内容に広告や宣伝が含まれる場合、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）の対象になることがあります。この法律では、次のような事項が定められています。

• あらかじめ同意を得た方へ送るという考え方——広告・宣伝を目的とするメールは、原則として、あらかじめ送信に同意した方に対して送るものとされています。ただし、取引関係にある方や、名刺などで自らアドレスを通知された方などについては、別の扱いが定められています
• 同意を得たことを示す記録を残しておくこと——あらかじめ送信の求めや同意を受けて送る場合について、そのことを証する記録を保存することが定められています。保存する内容・方法・期間について、お客様の運用がどの扱いに当たるかは、あわせてご確認ください
• 送信者を表示すること——送信者または送信委託者の氏名・名称を表示することが定められています。住所や、苦情・問い合わせの受付先については、メールの本文に直接書く方法のほかに、表示先として案内するページで示す方法が認められている部分があります
• 受信拒否の通知先を表示すること——送信を受けたくない旨を通知できることと、その通知先となるメールアドレスまたはURLを表示することが定められています
• 苦情・問い合わせの受付先を表示すること——問い合わせや苦情を受け付けるための連絡先を表示することが定められています
• 受信拒否の通知を受けたあとの送信——受信を拒否する旨の通知を受けた方への送信について、制限が定められています

どの扱いに当たるかは、送る内容と送る相手によって変わります。手元の一覧が「取引関係にある方」に当たるのか、あらためて同意をいただく必要がある方なのかは、その一覧がどうやって集まったものかによって判断が分かれます。

送る相手をどこまで含めるか、どのような内容を送るかは、お持ちの名簿の集め方や事業の内容にあわせて会社として決めていただく部分です。法令に当たるかどうかのご判断は、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。blancは、配信システムの設置と初期設定、登録の案内をホームページに載せる作業、操作手順のご案内を行います。

あわせて、お預かりしたアドレスやお名前の扱いについて、サイト上でどう書いておくかという論点もあります。プライバシーポリシーや特定商取引法に基づく表記といった、サイトに置く表示のページの考え方はホームページに載せておく「表示のページ」にまとめています。

止め方を、先に作っておきます

先に決める3つのうち、2つ目です。「もう送らないでほしい」というご連絡を、どこで受けて、誰がいつ反映するかを決めます。

この部分は、送り始める前に作っておく形にしています。送り始めてからご連絡が届いた段階で受け口を考えると、停止のご連絡が配信の対象に反映されないまま、次の送信が行われることがあります。

受け口をどこに置くか

メールの中に表示する受信拒否の通知先は、メールアドレスまたはURLの形で示すものとされています。それとは別に、ふだんの連絡経路から停止のご連絡が届くこともありますので、両方の扱いを決めておきます。

• メールの中に、配信停止のリンクを入れる形——ご利用の配信サービスによっては、この形の仕組みが用意されていることがあります。押されたあとに確認の画面が続くかどうか、名簿に反映される時点がいつになるかは、お使いになるサービスによって変わります
• 返信で受ける形——メールに返信していただく形です。停止をご希望された方のアドレスを、次回の配信の対象から外す作業が必要になります
• ホームページに受け口のページを置く形——停止の手続きができるページを置き、メールの中からそこへご案内する形です
• 電話や、ふだんの担当者経由で届く場合——メールに表示する受信拒否の通知先とは別に、こうした経路でご連絡が届くことがあります。この経路で届いた分も、配信の名簿に反映する必要があります

複数の経路を用意する場合、どの経路で受けても最後は同じ名簿に反映される形にしておきます。経路ごとに別々の一覧を持っていると、片方だけに反映された状態が生まれることがあります。

誰がいつ反映するかを決めます

ご利用のサービスによっては、停止の操作がそのまま名簿に反映される形が用意されていることがあります。自動で反映されない経路については、名簿に反映する担当と時期を決めておきます。次の配信の前に反映する、届いたその日に反映する、といった形です。

担当の方が席を外されている期間や、退職・異動があった場合の引き継ぎ先も、あわせて決めておく形にしています。担当者が代わったあとの引き継ぎで抜けやすい部分については、ホームページ担当者が退職して更新できないにまとめています。

登録の受け口を、どこに置くか

ホームページから登録を受け付ける場合、その受け口をサイトのどこに置くかを決めます。

• 登録専用のページを作る形——1ページを用意して、そこに登録の説明と入力欄を置く形です。ページを増やす作業そのものはホームページにページを追加したいにまとめています
• 既存のページの下に置く形——トップページやお知らせの一覧の下に、入力欄を置く形です
• お問い合わせのページに並べる形——お問い合わせの入口と同じ場所に、登録の入口も置く形です
• 資料のダウンロードとつなげる形——資料をご請求いただく画面で、配信の登録もあわせて受ける形です

置き方によって、入力欄がページの中に表示される形と、配信サービス側のページへ移動していただく形があります。どちらが取れるかは、お使いのサービスと、いまのサイトの作りによって変わります。

入力欄をページの中に置く場合、通信の暗号化の状態が関係します。アドレスの入力欄があるページで「保護されていない通信」と表示される状態については、ホームページに「保護されていない通信」と表示されるにまとめています。

登録の受け口に、自動での登録が入ることがあります

入力欄を公開すると、人以外からの送信が入ることがあります。お問い合わせフォームで営業メールやスパムが届く場合と同じ形で、登録の受け口にも実在しないアドレスが入ることがあります。

登録のときの確認の仕組みによっては、実在しないアドレスが配信の対象に入ることがあります。送信したときにエラーとして確認できるかどうかは、お使いのサービスや設定によって変わります。対策の考え方については、お問い合わせフォームに営業メール・スパムばかり届くにまとめています。

ご利用の配信サービスによっては、登録の直後に確認のメールをお送りして、その中のリンクを押していただいてから名簿に入る、という形が用意されていることがあります。この形が使えるかどうかは、お使いのサービスによって変わります。

誰が書いて、誰が送るかを決めます

先に決める3つのうち、3つ目です。文章を用意する方と、送信を担当する方を決めます。すでに予約や自動での配信の設定が入っている場合は、その内容もあわせて確認します。

• 文章を用意する方——本文を書く方です。複数の部署から内容を集める場合は、集める担当も決めておきます
• 内容を確認する方——送る前に目を通す方です。価格や日付が入る場合、確認の工程を置いておく形にしています
• 送信の操作をする方——配信の画面で送信を行う方です
• 届いたご連絡を見る方——返信や、配信停止のご連絡を受ける方です

1人ですべてを担当される形も、部署ごとに分ける形もあります。どちらの場合も、その方が対応できない期間に、誰が原稿の用意・確認・送信を引き継ぐかを決めておきます。

原稿の作成や、送信の操作の代行をご希望の場合は、対応できるかどうかと、ご依頼の範囲を、お見積りの前にご相談ください。文章と写真の差し替えを依頼する場合の考え方はホームページの文章・写真を差し替えたいに、更新作業そのものを外部に出す場合の考え方はホームページの更新を代行してほしいにまとめています。

続けられる形にしておく——書けない時期が来たとき

配信を始めたあと、忙しい時期に書けなくなることがあります。この状態そのものは、仕組みの不具合ではありません。

先に決めておくと扱いやすいのは、次の点です。

• 送る間隔を、どう書いておくか——登録の画面に「月1回」と書いてある場合、その間隔が空いた状態は、書いてある内容と合わなくなります。「不定期」と書いておく形もあります
• 1回の分量をどうするか——毎回、長い文章を用意する形にすると、用意にかかる時間が増えます。短い形で始めて、必要に応じて増やす形もあります
• 内容の型を決めておくか——毎回の構成を決めておくと、書く項目が決まります
• 止めるときの扱い——配信そのものをやめる場合に、登録された方へどうお伝えするかを決めておきます

メール配信の場合は、送信の履歴などが保存されていれば、前回の配信がいつだったかを確認できます。記録が残るかどうかと保存の期間は、お使いの仕組みや設定によって変わります。

送ったあとに、届いたかどうかをどう見るか

送信の操作が終わっただけでは、実際に配送されたか、受信側でどう表示されたかまでは確認できません。処理の進み具合や配送の結果をどこまで確認できるかは、お使いのサービスや環境によって変わります。

ご利用の配信サービスによっては、送信の結果を一覧で確認できる画面が用意されていることがあります。何がどこまで確認できるかと、項目名がどういう集計を指すかは、お使いになるサービスによって変わります。用意されている場合、次のような項目が並ぶことがあります。

• 送信の対象になった件数——その回の配信の対象とされた宛先の数です
• エラーとして戻った件数——送信できなかった宛先などについての集計です。どの状態をエラーとして数えるかは、お使いのサービスの説明で確認します
• 開かれたかどうかの記録——サービスによって取れる場合と取れない場合があります。受信側の設定によっても記録の残り方が変わります
• メールの中のリンクが押された記録——こちらも、取れるかどうかはサービスによります

開かれた記録やリンクが押された記録は、受信側の設定や、受信側で行われる自動的な確認の動作によっても残り方が変わります。受け取った方ご本人が読んだ、押した、ということを確定する記録ではありません。

エラーとして戻った通知は、その内容を確認して、一時的な不具合なのか、宛先が使われていない状態なのかを切り分けます。名簿から外すかどうかは、その結果を踏まえて会社として決めていただく部分です。ご利用のサービスによっては、一定の回数を超えた宛先を自動で除く形が用意されていることもあります。配信の対象から外すと決めた場合は、お使いの仕組みに応じて、その内容を反映します。

エラーの通知が出るかどうかと、その確認先は、お使いのサービスと設定によって変わります。実際にどこで確認できるのかを確かめたうえで、そこを誰も見ていない状態にならないよう、確認する担当を決めておく形にしています。

迷惑メールとして扱われる場合に、確かめるところ

送ったメールが、受信側で迷惑メールのフォルダに入る、あるいは受信側に表示されないことがあります。送った側で確認できる範囲は、ご利用のサービスや受信側の環境によって変わります。送信の結果や通知を確認したうえで、必要に応じて受信側にも状況を確認します。

確かめる先としては、次のようなところがあります。ここはメールが届かない場合の切り分けと共通しますので、あわせて会社のメールが届かない・送れないもご覧ください。

• 送信に使うドメインの設定——そのドメインからの送信であることを示す設定が、DNSに入っているかどうかです。ご利用のサーバーや配信サービスによって、必要な設定と設定の場所が変わります
• 送信元として表示されるアドレス——会社のドメインのアドレスなのか、配信サービス側のアドレスなのかで、受信側での扱いが変わることがあります
• 本文の中身——ご利用の受信側のサービスによっては、本文に含まれる語やリンクの数によって判定が変わることがあります
• 受信側の設定——受け取る側の会社で、外部からのメールに対する設定が入っている場合があります
• まとめて送った通数——短い時間に大量に送った場合、送信元のサーバーの側で制限がかかることがあります

お問い合わせフォームからのメールが届かない場合の切り分けは、お問い合わせフォームのメールが届かないにまとめています。仕組みは違いますが、確認する項目は重なる部分があります。

あとで困りやすい作り方

始めたあとに手が必要になりやすいのは、次のような作り方です。

• 宛先を並べて送っていて、他の方のアドレスが見える形になっている——宛先の入れ方によっては、受け取った方に他の方のアドレスが表示されます
• 名簿が複数の場所にあり、どちらが元か決まっていない——片方だけを更新した状態が生まれることがあります
• 配信停止の受け口が、メールの中に書かれていない——受け取った方が、どこへご連絡すればよいかを本文から確認できない状態です
• 送信に使うアドレスが、担当者個人のものになっている——退職・異動のときの引き継ぎや、そのアドレスの扱いによっては、送信も、返信やエラー通知の確認もできなくなることがあります
• 配信サービスの契約者が、担当者個人の名前になっている——引き継ぎのときに確認が必要になります。ドメインが制作会社名義になっている場合と同じ形の話で、ドメインが制作会社名義になっているにも通じます
• 登録の画面に書いた内容と、実際に送っているものが違う——「月1回」と書いてある状態で、間隔が空いている、あるいは別の内容を送っている状態です
• 過去に送った内容が、どこにも残っていない——いつ何を送ったかを後から確認できない状態です

公開されているサイトで確認できる部分もありますが、名簿への反映や配信の設定は、管理画面や運用の状況もあわせて確認する必要があります。始めるときに、名簿の置き場所と管理の方法、停止のご連絡を反映する手順を決めておきます。

ホームページのお知らせ欄と、メール配信の使い分け

どちらも「新しい情報をお伝えする」ための手段ですが、届き方が違います。

• ホームページのお知らせ欄——サイトを開いた方に表示されます。検索から見つかることもあります。サイトの作りや公開の運用によっては、過去のお知らせも一覧で確認できる形になります
• メール配信——登録されたアドレスへ、こちらから案内を送る形になります。サイトを開いていない方にもお送りできる形です。過去のメールが保存されていれば、いつ何を送ったかを後から確認できることがあります。送った側の保存先と保存期間は、お使いの仕組みによって変わります

同じ内容を両方に出す形も、片方だけに出す形もあります。両方に出す場合、どちらを先に用意するかと、両方の内容を照合する担当とタイミングを決めておきます。サイトに載せた内容へのリンクをメールに入れて、詳しくはサイトで読んでいただく形もあります。

お知らせ欄そのものの作り方は、記事の冒頭でご案内した新着情報・お知らせ欄の記事にまとめています。

公開する前に確かめること

登録の受け口を公開する前、そして最初の配信を送る前に、こちらで確認している項目です。

• 登録の画面に書いてある内容と、実際に送るものが合っているか——送る内容と間隔の記載を確認します
• 登録の直後に、何が起きるか——確認のメールが届く形にした場合、そのメールが実際に届くかを確認します
• 配信停止の経路が動くか——メールの中に停止のリンクを設けた場合は、そこから停止まで進めるかを実際に確かめます。リンクを設けない場合は、本文に書いた通知先へご連絡が届くかを確かめます
• 送信元として表示される名前とアドレス——受け取った方の画面に、どう表示されるかを確認します
• 表示事項——名称、住所、受信拒否の通知先、問い合わせの受付先について、メールの本文に入れる分と、表示先として案内するページに置く分の両方を確認します
• 複数の環境での見え方——ご利用のメールソフトや端末によって、本文の見え方が変わることがあります。いくつかの環境で確認します
• メールの中のリンクが開くか——サイトへのリンクを入れた場合、その行き先が表示されるかを確認します
• 試し送りの宛先——本番の名簿に送る前に、試し送りで確認する形にしています。社内の宛先だけでは社外への配送の状態が分かりませんので、自社で用意した社外のメールサービスの宛先などでも、到着と表示を確認します

ここまで確認したうえで、最初の配信を送る形にしています。

送り始めたあとに続くこと

配信を始めたあと、手が入る主な場面は次のとおりです。

• 新しく登録された方が入ったとき——名簿に追加されます。ご利用のサービスによっては自動で入る形になります
• 配信停止のご連絡が届いたとき——名簿に反映します
• エラーとして戻る宛先が出たとき——外すかどうかを判断します
• 送信元のアドレスやドメインを変えたとき——サーバーを移転した場合など、送信に関わる設定の確認が必要になることがあります。移転の進め方はホームページのサーバーを引っ越したいにまとめています
• 会社の名称や住所が変わったとき——メールの本文と、表示先として案内しているページのうち、変更した名称や住所を載せている箇所を確認し、書き換えます。サイト側の直し先は社名変更・移転でホームページはどこを直す？にまとめています
• 担当が代わったとき——操作する方と、ご連絡を受ける方の引き継ぎが必要になります
• 配信サービスの契約内容が変わったとき——件数や通数の条件が変わることがあります
• サイトを作り直したとき——ホームページでの登録の受け付けを続ける場合は、新しいサイトでも登録できるように、受け口や案内先を確認します

公開されているサイトで確認できる部分もありますが、名簿への反映や配信の設定は、管理画面や運用の状況もあわせて確認する必要があります。定期的に確認する項目として、点検の対象に入れておく形にしています。ホームページ側で放置しがちな点検項目はホームページの健康診断に、保守契約で何を見るかはホームページの保守・管理契約は何をしてくれる？にまとめています。

自分で送れる形にするか、そのつど依頼するか

配信の操作をご自身で行うか、そのつどご依頼いただくかで、分かれます。

• ご自身で送る形——配信の画面を開いて、文章を入れて送信する形です。送りたいときに送れる形になります。操作の手順を覚えていただくことと、送る前の確認をご自身で行うことになります。配信の仕組みを使える状態にするところまでをこちらへご依頼いただき、そのあとの送信はご自身で行う、という形もこちらに含まれます
• そのつどご依頼いただく形——送信の操作を、そのつどご依頼いただく形です。対応できるかどうかと、ご依頼の範囲は事前にご相談ください

どの形にするかは、送る間隔や、社内で操作される方がいるかどうかなどを判断材料に、決めていただく部分です。ご自身で送る形にする場合、操作の手順をご案内する時間を取る形にしています。

ホームページ全般を自分で更新できる形にする場合の考え方は、記事の冒頭でご案内した「ホームページを自分で更新できるようにしたい」にまとめています。

費用の目安

作業の内容によって、当てはまる項目が変わります。以下は料金表の該当する項目を、そのまま引いたものです。どの項目がいくつ当たるかは、いまのサイトの作りと、お使いになる配信の形によって変わりますので、お見積りのときにお示しします。

CMS・フォーム・システム関連

• メール配信システム設置 33,000～55,000円（税込）——※配信システムの設置と初期設定です。配信作業の代行は含まれません。

HTML関連

• 基本作業料金 5,500円（税込）——※簡単なテキスト修正等含みます。
• HTML制作 8,800円（税込）——※文字原稿A4/2P程度
• HTML修正 5,500円（税込）——※1ページあたり
• HTMLタグ挿入 1,100円（税込）——※Googleアナリティクスタグやメタタグなど（1点/1P）

※Wix・Jimdo等のホームページ作成サービスで作られたサイトは、編集制約のため作業時間が増えますので、上記料金の1.5倍となります。

面談・レクチャー・リモート

• 更新操作のレクチャー（1時間） 11,000円（税込）——※オンラインまたはご来社。操作手順書をお渡しします。

こちらの価格表に無いものについては、別途お見積もりとなります。金額の比べ方や、見積もりでそろえておく項目についてはホームページの相見積もり、どう比べる？に、修正作業ごとの料金の考え方はホームページ修正の費用相場にまとめています。

依頼するときに伝えるとよいこと

次の内容を、進め方と費用を確認する際に使います。分からない項目があっても構いません。

• ホームページのアドレス
• いま送る先が何件あるか（おおよそで構いません）
• そのアドレスが、どういう場面で集まったものか
• ホームページから登録を受け付けたいかどうか
• 送る間隔の見込み（月1回、不定期、など）
• ご自身で送りたいか、そのつど依頼したいか
• すでに契約されている配信サービスがあるかどうか
• 始めたい時期

こちらでは、まず公開されている状態を確認し、必要に応じて管理画面やサーバーの情報も確認します。そのうえで、いまのサイトの作りから、「いまお使いのメールソフトから送る形」「配信サービスを使う形」「いまのサイトの管理画面から送れるようにする形」——この3つの形のうち、おおむねどの形が合いそうかと、送り始めたあとに何が続くのかをご案内します。

よくいただくご質問

名刺交換した方へ送るのは、同意を得ていることになりますか

名刺などによってアドレスを通知された方については、あらかじめ同意を得た方へ送るという原則に対して、例外の規定が置かれています。「同意を得たことになる」のではなく、原則とは別の規定が用意されている、という形です。その規定に当たるかどうかは、いつ、どういう場面で通知を受けたかによって判断が分かれます。手元の名刺がその扱いに当たるかどうかのご判断は、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。blancからは、判定ではなく、確認していただく項目の並びをご案内します。

お問い合わせフォームからいただいたアドレスに、案内を送ってもよいですか

お問い合わせの返信としてお送りするのか、広告・宣伝を含む案内としてお送りするのかで、扱いが変わります。フォームの画面に、いただいたアドレスをどう使うかを書いておく形もありますが、書いてあれば広告・宣伝のメールを送ってよい、ということにはなりません。利用目的の記載と、広告・宣伝を含むメールを送れるかどうかは、別に確認する事項になります。送れるかどうかのご判断は、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。

何件くらいから、配信サービスを使ったほうがよいのでしょうか

件数だけで決まるものではありません。ご利用のメールサービスによっては、1回に送れる宛先の数や1日の通数に上限が設けられていることがありますので、その上限が1つの目安になります。上限の有無と数はサービスによって変わりますので、いまお使いのサービスの条件を確認したうえでご案内します。あわせて、配信停止を手作業で反映できる件数かどうかも判断の材料になります。

メールを送ると、問い合わせは増えますか

問い合わせの増減について、こちらでお約束できることはありません。メール配信で変わるのは、登録されたアドレスへ、こちらから案内を送る形になることです。問い合わせが来ない状態の切り分けについてはホームページから問い合わせが来ないにまとめています。

いまのホームページがHTMLで作られていますが、登録の受け口を置けますか

置けることがあります。配信サービスが用意しているタグをページに入れる形と、配信サービス側の登録ページへのご案内を置く形があります。どちらが取れるかは、お使いになるサービスと、いまのサイトの作り、そしてタグを追加できる権限や編集の制約によって変わりますので、まず公開されている状態を確認し、必要に応じて管理画面・サーバー・ご契約の情報も確認したうえでご案内します。

会社の代表アドレスから送っていますが、そのままで大丈夫ですか

送信そのものは、そのアドレスから行えることがあります。確認していただくのは、そのアドレスの受信箱を誰が見るかです。エラーとして戻る通知や、配信停止のご返信が届く先は、お使いの設定によって変わりますので、実際にどこへ届くかを確かめておきます。担当者個人のアドレスから送っている場合は、その方が退職・異動されたときの扱いもあわせて決めておくところになります。

過去に送ったメールを、あとから修正できますか

送信済みのメールを、送った側から自由に書き換えることはできません。取り消しの機能があるかどうかと、その利用の条件は環境によって変わり、相手の手元から確実に取り消せるとは限りません。誤りがあった場合は、あらためて訂正のメールをお送りする形になります。この点が、公開後に書き換えられるホームページとの違いです。書き換えができるぶん、サイト側の情報が古いまま残っていないかは、別に確認する必要があります。

登録された方の情報は、どこに保管されますか

お使いになる形と、その仕組みの作りによって変わります。配信サービスを使う形であればそのサービスの側に、サイトの管理画面から送る形であればサイト側に置かれることもあれば、外部のサービスと連携して別の場所に置かれることもあります。表計算のファイルで持つ形の場合は、そのファイルを置いた場所になります。保存先、控えが別にも残るかどうか、誰が開ける状態になるかは、仕組みと権限の設定によって変わりますので、導入するときに確認します。どこに置くか、誰が開ける状態にするかは、会社として決めていただく部分です。サイト側のデータの控えの取り方はホームページのバックアップは取れていますかにまとめています。

配信をやめることになった場合、どうすればよいですか

まず、予約された配信や、条件に応じて自動で送られる設定が入っていないかを確認します。入っている場合は、操作を行わなくても送信が続くことがありますので、お使いの仕組みに応じて停止します。あわせて確認するのは、ホームページに置いた登録の受け口をどうするか、契約している配信サービスをどうするか、そして預かっている名簿をどう扱うかです。サイトそのものを閉じる場合の手順はホームページをやめたい・閉じたいにまとめています。

事業を引き継いだのですが、前の担当が送っていた配信を続けられますか

まず、社内の担当が代わったのか、事業を行う主体そのものが変わったのかを確認します。そのうえで、どのサービスから送られていたか、その契約が誰の名義になっているかを確認します。預かっている名簿をそのまま使って配信を続けられるかどうかは、そのアドレスがどういう場面で集まったものかによって扱いが変わりますので、集めたときのご案内を整理したうえで、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。契約先や管理画面の情報が分からない状態からの立て直しについては、事業を引き継いだ・代表が変わったにまとめています。

まとめ

メール配信は、ホームページに何かを1つ置いて終わる作業ではなく、お預かりしたアドレスへ、こちらから送り続ける形を持つことです。公開されているサイトを見るだけでは、配信がどうなっているかまでは確認できません。届いていない、止めてほしいと言われた方に送り続けている、といった状態になっていても、サイトを開いて確かめることができません。

先に決める3つとして、誰に送るか、止め方をどうするか、誰が書いて誰が送るか、を挙げました。送り方は「いまお使いのメールソフトから送る形」「配信サービスを使う形」「いまのサイトの管理画面から送れるようにする形」という大きく3通りに分かれます。どれが合うかは、送る先の件数、送る間隔の見込み、社内で操作される方がいるかどうか、いまのサイトの作りなどを判断材料にします。

送り始めたあとに手が入る主な場面としては、新しく登録された方が入ったとき、配信停止のご連絡が届いたとき、エラーとして戻る宛先が出たとき、送信元のアドレスやドメインを変えたとき、会社の名称や住所が変わったとき、担当が代わったとき、配信サービスの契約内容が変わったとき、そしてサイトを作り直したときを挙げました。公開されているサイトで確認できる部分もありますが、名簿への反映や配信の設定は、管理画面や運用の状況もあわせて確認する必要があります。

送る相手をどこまで含めるか、どのような内容を送るかは、お持ちの名簿の集め方や事業の内容にあわせて会社として決めていただく部分です。法令に当たるかどうかのご判断は、必要に応じて所轄の窓口や専門家にご確認ください。blancは、配信システムの設置と初期設定、登録の案内をホームページに載せる作業、操作手順のご案内を行います。

これから始める段階で、何から決めればよいか分からない、という状態でも構いません。まずは、最低限この3点をお知らせください。ホームページのアドレスと、いま送る先がおおよそ何件あるか、そしてホームページから登録を受け付けたいかどうかです。

こちらでは、まず公開されている状態を確認し、必要に応じて管理画面やサーバーの情報も確認したうえで、いまのサイトで取れる形と、送り始めたあとに続く作業をご案内します。

他社が制作されたサイトの修正・更新も承っています（ホームページ修正・更新サービス／お問い合わせ）。