会社案内・カタログをPDFでダウンロードできるようにしたい｜置く前に決める3つと、差し替えのときに起きること・費用の目安

更新日：2026年09月05日

「会社案内をPDFにして、ホームページから見られるようにしたい」「カタログを渡すたびに郵送しているので、サイトに置いておきたい」——資料をPDFで置きたい、というご相談をいただくことがあります。

ファイルを1つ置いてリンクを張るだけであれば、短い作業で収まることもあります。ただ、PDFはホームページのページとは少し違う扱いになります。置いたPDFにはそのファイル専用のアドレスが付きます。誰でも開ける場所に置いた場合は、そのアドレスを知っていれば、サイトのどのページを経由しなくても開ける状態になります。そして、ダウンロードまたは保存されたPDFは、その方の手元に残ります。あとから差し替えても、すでに保存された分は差し替わりません。

そのため、置く前に決めておくことがあります。どのファイルを置くのか。差し替えが必要になったとき、誰が差し替えるのか。そして、誰にでも開ける形でよいのか。置いたあとの扱いを見通すために、この3つを先に確認しています。

この記事では、資料をPDFで置くときに先に決める3つと、置き方の分かれ方、差し替えのときに起きること、そして依頼した場合の費用の目安までを順に整理します。ページを1枚増やすこと全般はホームページにページを追加したいに、ホームページを自分で更新できる形にすること全般はホームページを自分で更新できるようにしたいにまとめていますので、あわせてご覧ください。

「PDFを置きたい」と思うのは、たとえばこんなときです

ご相談の入り方は、いくつかに分かれます。同じ「PDFを置きたい」でも、そのうしろにある事情が違うと、合う形も変わってきます。

会社案内を見られるようにしたい——印刷して配っている会社案内を、そのままホームページからも開けるようにしたい、という形です
カタログ・商品一覧を載せたい——点数が多く、ページとして作り直すより、いまある紙面のデータをそのまま置きたいという場合です
価格表・料金表を渡したい——お問い合わせのたびに同じファイルをメールで送っている、という形です
申込書・注文書を印刷してもらいたい——記入して返送していただく用紙を、ご自身で印刷できるようにしたいという場合です
手順書・取扱説明書を置きたい——納品後のお客様に渡している説明の資料を、あとからでも見られる場所に置きたい、という形です
決算や事業報告の書類を掲載したい——決まった時期に出す書類を、毎年同じ場所に足していきたいという場合です
資料請求への返事を自動にしたい——資料をご希望の方に、そのつど手で送るのをやめたい、という形です

このうち、資料請求への返事を自動にしたい場合は、PDFを置く作業だけでは完結しません。ご希望の方が入力・送信したお名前や連絡先を受け取る仕組みが、別に要るためです。この点は「置き方の分かれ方」の節で見ていきます。

※お急ぎの場合は、ホームページ修正の代行（最短当日・相談無料）もご利用いただけます。

置く前に決める3つ

PDFは、置く作業そのものよりも、置いたあとの扱いを先に決めておく必要のあるものです。ご相談をいただいたときは、次の3つを先にうかがっています。

どのファイルを置くのか。会社案内なのか、カタログなのか、申込書なのか。そして、そのPDFがすでに手元にあるのか、これから作るのかによって、作業の内容が変わります
差し替えが必要になったとき、誰が差し替えるのか。価格や取り扱いが変わったときに、ご自身で入れ替えるのか、そのつどご依頼いただくのかで、置き方が変わります
誰にでも開ける形でよいのか。アドレスを知っていれば開ける状態にしてよい資料なのか、渡す相手を限りたい資料なのかを、先に分けておきます

この3つは、あとから変えられないものではありません。ただ、決めないまま置くと、置いたあとに手が入ることがあります。差し替えたあとも古い版を残す場合は、どれが最新なのかを示す日付や版と、その掲載先を記録しておく方法があります。

PDFに何を書くか、誰に渡すかは、社内の取り決めやお取引先との関係にあわせて会社として決めていただく部分です。blancは、いただいたPDFをホームページに置く作業や、差し替えられる形にする作業、元のデータからPDFを作る作業を行います。

PDFは、ホームページのページとは扱いが違います

先に、PDFがホームページ上でどう扱われるかを整理しておきます。置く前に確認しておきたい、PDFに固有の扱いです。

ファイルごとにアドレスが付きます

PDFをサーバーに置くと、そのファイル専用のアドレスが付きます。ページの中にリンクを置くのは、そのアドレスへの入口を1つ作る、ということです。誰でも開ける場所に置いた場合は、入口を1つしか作っていなくても、アドレスそのものを知っている方が、そのページを経由せずに開けます。アドレスは、リンクを右クリックしてコピーする、開いたあとの画面から控える、といった形でも取得できます。

そのため、「特定のページからしか行けないようにしたから、そのページを見た方だけが開ける」という形にはなりません。渡す相手を限りたい資料がある場合は、この点を先にお知らせください。「限って渡したいとき」の節で、取り得る形を挙げています。

中身が検索結果に出ることがあります

PDFの中の文字は、検索エンジンが読み取れることがあります。読み取られた場合、検索結果にPDFそのものが出てくることがあります。ただし、どのファイルがどう扱われるかは検索エンジン側の判断ですので、出る・出ないをこちらで決めることはできません。文字が画像として入っているPDF（紙をスキャンしたものなど）は、文字として読み取られないこともあります。

検索結果に出したくない資料がある場合は、その意図をお知らせください。ご利用のサーバーやサービスで対応できる場合は、検索エンジンに向けて「この資料は結果に出さないでください」と伝える指示を設定できます。ただし、この設定は検索エンジンに対する指示であって、アドレスを知っている方が開けなくなるわけではありません。この2つは別のことですので、分けて考えていただく形になります。

ダウンロードされたPDFは、手元に残ります

PDFは、開いた時点でその方の端末に読み込まれます。保存された場合は、そのファイルが手元に残ります。あとからサーバー上のPDFを新しいものに差し替えても、すでに保存された分が新しくなることはありません。

そのため、価格や条件が変わる可能性のある資料には、いつ時点のものかが分かる記載を入れておく方法があります。ファイルの中に「2026年4月現在」のような日付を入れておく、という形です。この記載を入れるかどうか、どこに入れるかは、資料の中身に関わりますので、会社として決めていただく部分です。

ホームページの本文とは別の文書として扱われます

PDFの中に書かれている内容は、ホームページのページの本文とは別のものとして扱われます。会社案内のPDFに事業内容が詳しく書かれていても、それはPDFの中の記載であって、ページに書かれた内容にはなりません。

ページとしても読めるようにしたいのか、印刷して使えるファイルとして置きたいのかで、進め方が変わります。両方が要る場合は、ページを1枚作ったうえで、そのページからPDFを開けるようにする、という形になります。ページを増やす場合の進め方は、冒頭で挙げたページ追加の記事のとおりです。

置き方の分かれ方

PDFの置き方は、大きく3通りに分かれます。ここでは番号を付けずに、それぞれの名前で呼びます。いまのサイトの作りと、差し替えを誰が行うかによって、合う形が変わります。

ページにリンクを置いて、そのまま開ける形

PDFをサーバーに置き、ページの中に「会社案内をご覧いただけます」といったリンクを作る形です。リンクを押すと、PDFが開くか、ご利用の環境によってはダウンロードされます。

この形では、差し替えのたびに、サーバー上のファイルを入れ替える作業が要ります。ご自身でサーバーに接続して入れ替えるか、そのつどご依頼いただくかのどちらかになります。ホームページの管理画面から差し替えたい場合は、次の形になります。

置く場所は、会社案内であれば会社概要のページ、カタログであれば商品のページ、というように、その資料に関連するページに置く方法があります。どのページに置くかは、いまのサイトの構成によって変わりますので、ご相談のときに一緒に決める形になります。

管理画面から差し替えられる形にする

ホームページに管理画面がある場合、その管理画面からPDFを入れ替えられるようにしておく形です。価格表のように、決まった時期に差し替えるものがある場合の候補になります。

この形にできるかどうかは、いまのサイトがどう作られているかによります。WordPressのようなCMSで作られている場合は、管理画面からファイルを入れ替える機能が用意されていることがあります。HTMLのファイルを直接置いているサイトの場合は、PDFを差し替えるための管理画面が用意されていないことがあります。実際の更新方法はサイトやサーバーの作りによりますので、この形にするには作りを足す作業が要ることがあります。

Wix・Jimdo・ペライチのようなホームページ作成サービスで作られている場合は、そのサービスの編集画面からファイルを差し替えられることがあります。何ができるかはサービスによって違いますので、いまお使いのサービス名をお知らせいただければ、そちらで確認します。

なお、管理画面から差し替えられる形にしたとしても、差し替えたときの新しいファイルのアドレスがどうなるかは、その仕組みによって変わります。この点は「差し替えのときに起きること」の節で見ていきます。

フォームに答えていただいてから、場所をお知らせする形

資料請求の形です。お名前や連絡先を入力していただき、送信された方に対して資料の場所をお知らせします。入力・送信されたお名前や連絡先を受け取ることができます。

この形は、PDFを置く作業に加えて、フォームの設置と、送信後の返信の設定が要ります。フォームの項目をどうするかはお問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたいにまとめています。送信された内容が届かない状態になっていないかの確認も、あわせて必要になります（お問い合わせフォームのメールが届かない）。

また、この形にした場合でも、お知らせするアドレスそのものは、受け取った方から先へ渡ることがあります。「フォームに答えた方だけが開ける」という状態になるわけではありませんので、その前提で置く資料を選んでいただく形になります。

フォームでお名前や連絡先を受け取る場合、その扱いについての記載がホームページに要ることがあります。この点はホームページに載せておく「表示のページ」にまとめています。何をどう書くかは会社として決めていただく部分ですので、記載の要否も含め、必要に応じて専門家にご確認ください。

差し替えのときに起きること

PDFを置いたあとに手が入る場面の1つが、差し替えです。ここでは、アドレスを保つ場合と、新しいアドレスへ切り替える場合の2つを取り上げます。どちらを取るかで、そのあとの状態が変わります。

同じ名前で上書きする形

サーバー上の同じ場所へ同じ名前で上書きできる仕組みであれば、アドレスを変えずに差し替えられます。ページに置いたリンクはそのままで済み、名刺やチラシにアドレスを印刷している場合も、そのまま使えます。なお、CMSやホームページ作成サービスの中には、同じ名前で入れ直しても別のアドレスになったり、名前が自動で変えられたりするものがあります。この点はご利用の仕組みによって変わります。

一方で、古い版はその場所から消えます。前の版を残しておきたい場合は、上書きする前に手元に控えておく作業が別に要ります。公開したまま過去の分も同じ場所に並べたい場合は、別の名前で置く方法が候補になります。どちらにするかは、社内の保存・公開の方針とあわせて決めていただく部分です。

また、上書きしたあと、しばらく古い内容が表示されることがあります。いちど開いた方の端末や、サーバーやサービスの側に、前の内容が一時的に保持されることがあるためです。差し替えたのに変わっていないように見えるときは、この状態のことがあります。どのくらいで切り替わるかはご利用の環境によって違います。

別の名前で置く形

新しいファイルを別の名前で置き、ページのリンクを新しいほうへ向け直します。古い版もアドレスを変えずに残せますので、過去の分を並べたい資料に向いた形です。

この形では、リンクを向け直す作業が要ります。同じPDFへのリンクが複数のページに置かれている場合、古いアドレスから新しいアドレスへの転送を設定しないのであれば、リンクの置かれ方によっては、それぞれを向け直す作業が要ります。向け直しが漏れたページからは、古いファイルを残している場合は古い版が開き、消している場合はリンク先が表示されないことがあります。どのページからリンクしているかを先に洗い出しておく形になります。

古いファイルを消す場合、転送などを設定していなければ、そのアドレスを開いても表示されず、見つからない旨の画面になることがあります。何が表示されるかはサーバーやサービスによって違います。名刺やチラシ、メールの署名などにアドレスを印刷している場合は、そちらも合わせて確認しておく形になります。この扱いは2つのホームページを1つにまとめたいで扱っている、消したアドレスの扱いと同じ考え方です。

どちらを取るかの分かれ目

判断材料の1つは、過去の分を残す必要があるかどうかです。

常に最新の1つだけでよい資料——会社案内、現在の価格表、いまの申込書など。同じ名前で上書きする形が取りやすくなります
過去の分も並べる資料——決算や事業報告の書類、年度ごとの案内など。別のアドレスで残す方法が候補になります
アドレスを外部に印刷している資料——名刺・チラシ・パンフレットにアドレスやコードを載せている場合は、アドレスを保つか、古いアドレスから転送を設定するか、印刷物のほうを改訂するかを確認します

どの資料がどれに当たるかは、資料の性質と、社内の保存・公開の方針によって変わりますので、置く前にお知らせいただければ、それに合わせた置き方でご案内します。

元のデータが手元にあるかどうかで、作業が変わります

PDFがすでに完成した形で手元にあり、ご利用のサイトやサービスの条件に合う場合は、そのファイルを置く作業になります。実際のファイルを確認したうえでご案内します。一方、「紙はあるがデータが無い」「PDFはあるが中身を直したい」という場合は、その前の作業が要ります。

PDFが完成している——ご利用のサイトやサービスの条件に合う場合は、そのまま置きます。中身には手を入れません
元のデータ（WordやExcel、デザインソフトのファイル）がある——そこから修正してPDFを書き出す形になります
紙しか残っていない——スキャンしてPDFにする方法と、中身を組み直してPDFを作る方法があります。スキャンしただけのPDFは、文字が画像として入りますので、通常の文章データのようには直接直せません。状態によっては、文字を認識させる処理や、部分的な加工、作り直しを検討できます
PDFはあるが元のデータが無い——直したい箇所と分量によって、取れる形が変わります。文字を差し替えるだけであれば手が入ることもありますし、作り直すほうが早いこともあります

ご依頼のときは、元のデータがあるかどうかをお知らせいただけると、進め方をご案内しやすくなります。データが見当たらない場合も、まずそのままお知らせください。

なお、資料に載せる写真の出どころが分からない場合は、置く前に確認が要ることがあります。この点はホームページに載せる写真、その1枚は使って大丈夫？にまとめています。

限って渡したいとき

取引先だけに渡したい価格表、契約者向けの手順書のように、渡す相手を限りたい資料があります。この場合、誰でも開ける場所にPDFを置き、公開しているページからリンクするだけの形は取りません。前に書いたとおり、その置き方ではアドレスを知っていれば開ける状態になるためです。

取り得る形はいくつかあります。どれが合うかは、限りたい範囲と、渡す相手の人数によって変わります。

ホームページには置かず、メールで直接お送りする——直接お送りした宛先を記録できる形です。ただし、その先への転送や共有を把握できるとは限りません。件数が多くなると手間が増えます
ログインが必要な場所に置く——お渡ししたIDとパスワードで入っていただく形です。この形にするには、いまのサイトに仕組みを足す作業が要ります
期限や回数に制限のあるファイル共有サービスを使う——ホームページとは別のサービスで渡す形です。ご利用のサービスによって、できることが違います

閲覧やダウンロードを制限できる仕組みもありますが、受け取った内容が外へ出ないことまで保証できるものではありません。外へ出て困る内容は、そもそもファイルに書かない、という判断が先にあります。何を書くかは会社として決めていただく部分ですので、その前提で置き方をご案内する形になります。

スマートフォンで開いたときの見え方

紙の資料をそのままPDFにしたものは、A4やA3の紙の形のまま画面に表示されます。スマートフォンの画面は紙よりも小さいため、全体を表示すると文字が小さく表示されます。閲覧環境の拡大機能で、文字を大きく表示できます。

これは、一般的な固定レイアウトのPDFが、紙の見た目をそのまま保つ形式だからです。ホームページのページのように、画面の幅に合わせて文字が自動で組み替わることはありません（画面幅に合わせた表示に対応したPDFや閲覧環境もあります）。スマホ対応の作業をサイトに行っていても、PDFの中身はその対象になりません。

スマートフォンからも読みやすい形にしたい場合は、次のような方法があります。

要点だけをページとして作り、詳細はPDFに置く——画面で読む用途にはページを、印刷する用途にはPDFを用意する形です
PDF側の文字を大きくして作り直す——元のデータがある場合は、文字を大きくしてPDFを書き出し直す方法があります。元のデータがない場合は、状態に応じて組み直しを検討します
紙面のままにしておく——印刷して使うことが前提の資料（申込書など）であれば、印刷したときの紙面を保つために、そのままの形で置く方法があります

ファイルの大きさ

PDFの大きさ（ファイルサイズ）は、中に入っている写真の枚数と解像度のほか、ページ数、圧縮の方法、埋め込まれている内容によって変わります。印刷用に作ったデータをそのまま置くと、数十メガバイトになることがあります。

ファイルが大きいほど、表示が始まるまでや、ページを移動するときに時間がかかることがあります。どう表示されるかは閲覧環境によって違い、全体の読み込みが終わる前に先頭のページから表示されることもあります。また、モバイル回線で開いた場合は、その分の通信量がかかります。

選択肢として、印刷用のデータとは別に、画面で見るための容量を抑えたPDFを用意する方法があります。両方を置いて「印刷用」「画面用」と分けて案内する方法もあります。どちらにするかは、その資料をどう使っていただくかによります。

なお、PDFをページに埋め込まず、リンクだけを置く形であれば、ページを表示した時点ではPDF本体を読み込まず、リンクを開いたときに読み込むのが通常の動きです。この形であれば、PDFの大きさは、ページそのものが表示されるまでとは別のものになります。ページそのものの表示が遅い場合は、別の原因を切り分ける形になります（ホームページの表示が遅い）。

置いたあとに続くこと

PDFは、置いて終わりにならないことがあります。この記事で取り上げる、置いたあとに手が入る場面はたとえば次のとおりです。

中身が古くなったとき

価格、取り扱い、担当者名、住所、電話番号——資料に書かれている内容が変わったとき、PDFの差し替えが要ります。ホームページのページを直しても、PDFの中身は変わりません。

社名変更や移転のときは、ページとPDFの両方に同じ記載が入っていることがあります。どこに何が書かれているかを先に洗い出す形になります。この点は社名変更・移転でホームページはどこを直す？にまとめています。

リンクが切れたとき

ファイルを消した、名前を変えた、置き場所を移した——このいずれかがあると、転送などを設定していなければ、ページに置いたリンクを押しても開けない状態になることがあります。そのときに何が表示されるかは、サーバーやサービスによって違います。

PDFの置き場所を変える作業をしたときは、そのファイルへのリンクが全部で何か所にあるかを確認してから行う形になります。1か所だけ向け直して、他のページのリンクが古いまま残ることがあります。

担当が替わったとき

差し替えをご自身で行っている場合、操作方法や必要な権限が引き継がれていないと、次回の差し替えができなくなることがあります。引き継ぎに備えて、どこにファイルを置いているか、どうやって入れ替えるかを書いて残しておく方法があります。

管理画面に入るための情報が分からなくなった場合の切り分けはホームページの管理画面に入れないに、担当者が替わるときに確認しておくことはホームページ担当者が退職して更新できないにまとめています。

ファイルが残っているかの確認

サーバーの入れ替えやサイトの作り直しのときに、PDFだけが新しいサーバーへ移されず、旧サーバーに残ることがあります。ページは新しくなっているのに、そこから開くPDFのアドレスが古いサーバーを指したままになっている、という形です。

サイトのデータを控えておく話はホームページのバックアップは取れていますかにまとめています。PDFもサイトのデータの一部ですので、控えの対象に入っているかを確認しておく形になります。

PDFの掲載についてのご質問

PDFを置くと、検索に出るようになりますか

PDFの中の文字が読み取られた場合、検索結果にそのPDFが出てくることがあります。ただし、出る・出ないは検索エンジン側の判断ですので、置いたから出る、とは申し上げられません。ホームページ全体が検索結果に出てこない場合は、別の原因のことがあります（ホームページがGoogleで検索しても出てこない）。

PDFではなく、ページとして作ったほうがよいですか

どちらがよいかは、その資料をどう使っていただくかによります。紙面を固定して配布したい場合はPDFが、画面の幅に合わせて文章が組み替わる形で表示したい場合はホームページのページが、それぞれ候補になります。両方が要る場合は、要点をページにして詳細をPDFに置く方法があります。

すでにあるPDFを、そのまま渡せば置けますか

完成しているPDFで、ご利用のサイトやサービスの条件に合う場合は、そのまま置く作業になります。中身には手を入れません。実際のファイルを確認したうえでご案内します。中身も直したい場合は、元のデータがあるかどうかをあわせてお知らせください。

PDFの中の文字を直せますか

元のデータ（WordやExcel、デザインソフトのファイル）がある場合は、そこから直してPDFを作り直す形になります。元のデータが無い場合は、直したい箇所と分量によって、取れる形が変わります。紙をスキャンしたPDFで、文字が画像として入っている場合は、通常の文章データのようには直接直せません。状態によっては、文字を認識させる処理や、部分的な加工、作り直しを検討できます。

置いたPDFを、あとから見られないようにできますか

転送や一時的な保持などがなければ、サーバーからファイルを消すことで、そのアドレスから表示されなくなります。実際の切り替わり方はサーバーやサービスによります。また、すでにダウンロードまたは保存された分は、その方の手元に残ります。この点は消しても変わりません。

何ページまでのPDFを置けますか

blancとして一律のページ数の上限は設けていません。ただし、ご利用のサービスやサーバーにアップロードできるファイルの上限があることがありますので、実際のファイルの大きさとあわせて確認します。ファイルが大きいほど、表示が始まるまでや全体の読み込みに時間がかかることがありますので、写真の多い資料は、画面で見るための容量を抑えたものを別に用意する方法もあります。

ホームページを他社で作ってもらったのですが、頼めますか

はい。他社が制作されたサイトの修正・更新も承っています。いまお使いのサービス名やサーバーの情報が分からない場合も、まずそのままお知らせください。

費用の目安

資料をPDFで置く作業にかかわる項目について、料金表にある項目をそのまま挙げます。どの項目がいくつ当たるかは、いまのサイトの作りと、ご希望の形によって変わりますので、お見積りのときにご案内します。

HTML関連

基本作業料金 5,500円（税込）——簡単なテキスト修正等含みます
HTML制作 8,800円（税込）——文字原稿A4/2P程度
HTML修正 5,500円（税込）——1ページあたり

※Wix・Jimdo等のホームページ作成サービスで作られたサイトは、編集制約のため作業時間が増えますので、上記料金の1.5倍となります。

CMS・フォーム・システム関連

問合せフォーム設置 11,000〜33,000円（税込）——スパム対策・自動返信・送信内容の控えメールまで含みます。いまお使いのフォームの作り替えも同じ項目です
CMSコンテンツ調整（新着情報・施工事例・ブログなど） 33,000〜110,000円（税込）——WordPressなど
CMSカスタマイズ 110,000〜330,000円（税込）——WordPressなど

トラブル対応・その他

PDF作成・修正 5,500〜22,000円（税込）——ページ数と元データの有無により変わります

面談・レクチャー・リモート

更新操作のレクチャー（1時間） 11,000円（税込）——オンラインまたはご来社。操作手順書をお渡しします

金額はよくある範囲でお示ししています。同じ作業でも、ページ数・データの量・いまのサイトの作りによって手間が変わるためです。価格表に無いものについては別途お見積もりとなります。ご依頼前のご相談とお見積りは無料です。

他の作業とまとめてご依頼される場合の考え方はホームページの見積もりを比べるときやホームページ修正の費用相場もあわせてご覧ください。月々の更新をまとめてお任せいただく形はホームページの保守・管理契約に、そのつどの更新をご依頼いただく形はホームページの更新を代行してほしいにまとめています。

依頼するときに伝えるとよいこと

ご相談の際は、確認のため次の点をお知らせください。分からない項目は空欄のままで構いません。こちらで確認できることは確認します。なお、置く前に決める3つ——①どのファイルを置くのか ②差し替えが必要になったとき、誰が差し替えるのか ③誰にでも開ける形でよいのか——は、この一覧がそろっていなくてもご相談いただけます。ご相談のあとに、一緒に確認していきます。

ホームページのアドレス——いまの作りを確認します
どの資料を置きたいか——会社案内、カタログ、価格表、申込書など
PDFがすでにあるかどうか——ある場合はそのファイルを、無い場合は元のデータがあるかどうかをお知らせください
差し替えの見込み——年に1回なのか、そのつど変わるのか。当面は差し替えない場合も、その旨で構いません
ご自身で差し替えたいかどうか——そのつどのご依頼で構わない場合も、その旨をお知らせください
渡す相手を限りたいかどうか——どなたでも開ける形でよいか、限りたいかです
置きたいページ——決まっていない場合は、その旨で構いません。いまの構成を見てご案内します
過去の分を残すかどうか——決算書類のように、年度ごとに並べていく資料の場合はお知らせください

ファイル名と置き場所

PDFのファイル名は、アドレスの一部になることがあります。仕組みによっては、別の名前や文字列に変換されることもあります。アドレスは、リンクをコピーして送ったときや、PDFを開いた画面で見えることがあり、保存したときの名前にも使われることがあります。

日本語のファイル名——アドレスの中では長い文字列に置き換わって表示されることがあります。そのため、半角の英数字で付けておく方法があります
名前に空白が入っている場合——アドレス上で別の文字列として表現されたり、サービス側で名前が変えられたりすることがあります。ハイフンやアンダースコアでつなぐ方法があります
名前に日付や版を入れるかどうか——元のファイル名が保たれる環境であれば、日付や版を名前に含めておくと、保存されたファイルにもその情報が残ります。ただし、ファイル名がアドレスに反映され、転送を設定しない仕組みでは、差し替えのたびにアドレスが変わりますので、そのつどリンクを向け直す作業が要ります
同じ名前のファイルがすでにある場合——置く場所によっては上書きになります。別の資料であれば、名前を分けておく形になります

ページごとに置くと、保存場所が分かれた状態になります。保存場所を選べる仕組みであれば、サーバーの中の決まった場所にまとめておくかどうかを、先に決めておく方法があります。ご利用のサービスによっては保存場所を選べないことがありますので、実際の置き場所は、いまのサイトやサービスの仕様に合わせます。

アドレスの付け方そのものについてはスラッグの基本と日本語・英語・ローマ字のベストな使い方にもまとめています。

複数のPDFを並べるとき

関連する既存のページにそのまま載せられ、公開する範囲にも問題がなければ、資料が1点だけの場合はページの中にリンクを1つ置く形で済むことがあります。点数が増えていく場合は、並べ方を先に決めておく形になります。

何点まで増える見込みか——数点で止まるのか、年度ごとに足していくのか。どのような作りにするかを考える材料になります
ファイル名の付け方をそろえるか——年度や版を名前に入れるかどうかを、点数が増える前に決めておく形です
古い版をどう扱うか——並べて残すのか、新しいものだけを置くのかです
置き場所をまとめるか——サーバーの中で1か所にまとめるかどうかです

年度ごとに足していく資料の場合は、管理画面から足せる形にしておく方法があります。仕組みと権限が整い、社内で操作する運用が決まっていれば、通常の追加を社内で行える場合があります。ただし、扱える範囲は作った仕組みと権限によります。なお、一覧の並び順や、1点ごとに何を表示するか、ご自身で足せる形にするかといった運用の設計は、増えていく項目を並べる仕組み全般の話になりますので、新着情報・お知らせ欄を作りたいに譲ります。

点数が多く、一覧のページを別に作る場合は、そのページへの入口をサイト内のどこに置くかも決めておきます。ページを足しただけで入口を用意しないと、サイト内からはたどり着けない状態になることがあります（検索エンジンに見つけられない？孤立ページを防ぐホームページ改善法）。

ページとPDF、どちらに置くかで迷ったとき

「カタログをPDFで置きたい」というご相談の中には、ページとして作る形も選べる内容が含まれていることがあります。判断材料の1つは、その資料を印刷して使うかどうかです。ほかにも、更新の頻度、検索での扱い、公開する範囲、記入していただく必要があるかどうかによって、選び方が変わります。

印刷して手元に置いていただく資料——申込書、注文書、記入用紙、持ち歩く案内など。紙面を保って配布したい場合は、PDFが候補になります
画面で読んでいただく内容——事業の説明、サービスの案内、よくある質問など。画面の幅に合わせて文章が組み替わる形で表示したい場合は、ホームページのページが候補になります
両方に使う資料——会社案内のように、印刷して配りつつ、サイトからも見ていただくものです。要点をページにして、詳細をPDFに置く方法があります

すでに紙の資料をお持ちで、その中身をページにも起こしたい場合は、原稿をどこまでご用意いただくかによって進め方が変わります。この点はホームページの文章・写真を差し替えたいにも触れています。

まとめ

資料をPDFで置く作業は、ファイルを1つ置いてリンクを張るだけであれば短い作業で収まることもあります。ただ、PDFはページとは扱いが違い、ファイルごとにアドレスが付き、ダウンロードまたは保存されたPDFはその方の手元に残ります。

そのため、置く前に3つを決めておきます。どのファイルを置くのか。差し替えが必要になったとき、誰が差し替えるのか。そして、誰にでも開ける形でよいのか。この3つを確認したうえで、いまのサイトの作りや元のデータの有無に応じて、置き方と差し替えのときの手順を検討していきます。

置いたあとに手が入る場面としては、中身が古くなったとき、リンクが切れたとき、担当が替わったとき、そしてサーバーやサイトを作り直したときを挙げました。置く前の3つについて決めた内容と、差し替えの手順を記録しておけば、そのときの確認材料になります。

これから置く段階で、何から決めればよいか分からない、という状態でも構いません。お知らせいただきたいのは、ホームページのアドレスと、置きたい資料の種類（会社案内・カタログ・価格表・申込書など）、そしてPDFがすでに手元にあるかどうかの3点です。

こちらでは、まず公開されている状態を確認し、必要に応じて管理画面やサーバーの情報も確認します。そのうえで、いまのサイトの作りから、ページにリンクを置いてそのまま開ける形・管理画面から差し替えられる形にする・フォームに答えていただいてから場所をお知らせする形のうち、おおむねどの形が合いそうかと、置いたあとに何が続くのかをご案内します。

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