ホームページで予約を受けられるようにしたい｜3つの受け方の違いと、先に決めること・費用の目安
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「電話とメールでしか予約を受けていないので、営業時間の外に来たご希望を取りこぼしているのではないか」「ホームページから予約できるようにしたいが、何から決めればいいのか分からない」——予約の受け口についてのご相談は、この2つのどちらかから始まることがほとんどです。
ここでつまずきやすいのは、「予約システムを入れる」という一言のなかに、まったく費用の違う3つの形が混ざっていることです。届いた申し込みをこちらで確認して確定する形なら、いまのフォームを組み替えるところから始められます。空き枠をその場で見せて自動で確定させる形になると、サービス側の費用がかかることがあり、枠を管理する手間も別に発生します。サイトの中に作り込む形なら、作った後の保守をどう手当てするかまで決めておくことになります。同じ「予約できるようにしたい」でも、選ぶ形でかかる費用も手間も変わります。
そして形を先に選んでしまうと、あとから「思っていた運用にならない」となって作り直しになります。先に決めるのは形ではなく、何を予約として扱うのか、いつ確定とするのかのほうです。
このページでは、先に決めておく4つのことを整理したうえで、受け方3つの違い、実際のご相談で多いつまずき、そして費用の目安をまとめます。すでにホームページをお持ちで、そこに予約の受け口を足したい方を対象にしています。
形を選ぶ前に決める4つのこと
この4つが決まっていれば、どの形が合うかはかなり絞り込めます。逆にここが曖昧なまま進めると、出来上がったものが実際の受け方と噛み合いません。
1. 何の枠が埋まるのか
予約とは、限りのある何かを押さえておくことです。押さえられるものが何なのかで、必要な仕組みが変わります。
- 日時だけ決まればよい（面談・相談・見学など、対応できる人がいれば受けられる）
- 担当する人ごとに埋まる（施術者・講師・営業担当を指名できる、または担当が固定される）
- 席・部屋・台が埋まる（座席、個室、機材、駐車スペース）
- 日付だけが埋まる（宿泊、貸し切り、出張、日単位のレンタル）
- 人数が枠を消費する（4名で予約すると席が4つ減る、定員のあるイベント）
ここで数えるのは「同時にいくつまで受けられるか」です。同時に1組しか受けられないのであれば、仕組みはかなり簡単になります。人と部屋と機材の組み合わせで決まる、という形になるほど、扱える仕組みは限られ、費用も上がります。
あわせて決めておきたいのが1件あたりの長さです。30分なのか60分なのか、メニューによって変わるのか。ここで見落としがちなのが、前後の準備と片付けの時間です。施術そのものは60分でも、次の方をお迎えするまでに15分かかるのであれば、枠は75分で押さえないと当日に無理が出ます。予約の受け口を作ったあとで「実際にはこの時間では回らない」となる原因として、よくあるのがこの前後の時間の入れ忘れです。
2. 予約が確定するのはいつか
これがいちばん間違えやすく、あとで揉めやすいところです。大きく2つに分かれます。
- 送信した時点で確定する——お客様は空いている枠を選んで送信し、その場で枠が押さえられます。こちらが見ていなくても埋まります。前払いを求める場合は、支払いが済んだ時点で確定、という形にすることもできます
- こちらが確認してから確定する——お客様から届くのは「希望」で、内容を見てこちらから返事をした時点で確定になります
どちらが正しいということはありません。ただし、お客様の画面と自動返信の文面が、選んだほうと一致していないと行き違いのもとになります。「予約を受け付けました」とだけ書かれた自動返信は、送った側からは確定と読めます。実際にはこちらの確認待ちだった、という食い違いが、当日になって表面化します。確認してから確定する形にするなら、自動返信は「ご希望を受け付けました。確定ではありません。あらためてご連絡します」と書き分けてください。
こちらが確認してから確定する形にする場合は、返事までにどのくらいかかるのかをページに書いておいてください。「1営業日以内にご連絡します」のように具体的に、かつ実際に守れる範囲で書いてください。守れない期限を書くと、かえって催促の連絡が増えます。土日や祝日をはさむ場合の扱いも、一行あるだけで違います。
3. 変更とキャンセルをどう受けるか
予約を受け始めると、変更と取り消しの連絡も入ってきます。ここを決めずに始めると、電話が増えるだけで手間が減らない、ということになりがちです。
- お客様ご自身で変更・取り消しができるようにするのか、連絡をもらって手で直すのか
- いつまで受けるのか（前日まで、当日の何時まで、など）
- 締め切りを過ぎた場合の扱いをページに書いておくか
- 取り消しの連絡先はどこか（予約と同じ経路か、電話か）
ご自身で変更できるようにするには、お客様が自分の予約を開ける仕組みが要ります。これは形の選択に直結します。
4. お金を先に受け取るか
前払い・前金・キャンセル料の請求まで含めるかどうかで、必要なものが変わります。決済が絡むと、カード情報の扱いという別の話も入ってきます。カード番号が自社のホームページやサーバーを通らない形（支払いの画面は決済サービス側で表示される形）を選ぶのが原則です。ただし、外部のサービスを使えば何も考えなくてよくなるわけではありません。返金や取り消しをどう扱うか、誰が管理画面に入れるようにするかは、こちら側で決めることになります。
キャンセル料を取る場合は、その条件と金額をあらかじめページに書いておく必要があります。取り消しの条件や金額の決め方には法律上の制限がありますので、決める前に確かめてください。
あわせて、ホームページ上で申し込みを受ける形にする場合は、支払いが当日か事前かにかかわらず、その取引が通信販売に当たるかどうかを確かめてください。当たる場合は、申し込みの画面・最終確認の画面に載せなければならない表示（価格、支払いの時期と方法、提供の時期、取り消しや返金の条件など）があります。別のページに書いてあれば足りる、とは限りません。
なお、当面は決済なしで始めて、件数が見えてから足す、という進め方もできます。
受け方は3つある
上の4つが決まったら、形を選びます。
1. 予約フォームで希望を受け取り、こちらで確定する
お問い合わせフォームと同じしくみで、項目を予約用にしたものです。ここで先に確かめておきたいのが、送信された内容と受け付けた日時が、通知メールとは別に残るかどうかです。メールを送るだけで、どこにも記録が残らない作りのものがあります。その形だと、メールを消してしまえば予約そのものが分からなくなり、どちらが先に届いたのかも確かめられません。届いた内容を見て、カレンダーや台帳に書き込み、確定の返事を返します。空き枠はお客様には見えません。いまのお問い合わせフォームは残したまま、予約用を別に用意するのが分かりやすい形です。ひとつにまとめると、予約以外のご相談が予約の受け口に混ざります。ただし件数が少なく、受ける人も同じであれば、いまのフォームに「ご用件」の選択を足すだけで足りることもあります。
向いている場合——空きの確認・台帳への記入・返信を、人手で無理なくさばける件数に収まっている。その日の状況で受けられるかどうかが変わる（だからこそ即確定にしたくない）。件数そのものより、その手順を毎日確実に回せるかどうかが分かれ目です。
気をつける点——空きが見えないので、埋まっている時間を希望されることがあります。同じ枠に2件申し込みが来ることは止められませんので、二重に確定させないための確認を人が担うことになります。営業時間外に届いた希望をいつ返すのかは、体制しだいです。翌営業日に返す運用にするのであれば、その旨をページに書いておきます。「すぐ確定するわけではない」ことを、フォームの上と自動返信の両方に書いておいてください。
実際の作業——多くの場合、いまのお問い合わせフォームを土台にできます。希望日・希望時間・人数・ご要望といった項目を足し、届いたときの件名を「予約希望」と分かる形に変え、自動返信の文面を予約用に書き直す、という順です。予約の受付時間や定休日の案内をフォームの上に置いておくと、受けられない日時での申し込みを減らせる可能性があります。ページを新しく作るか、いまのページに足すかは、載せたい説明の分量で決まります（ホームページにページを追加したい）。
この形は、まず受け始めて件数と傾向をつかむ、という目的に向いています。あとから2や3へ移ることもできますが、そのときはフォームや案内文の作り直しが出ます。問い合わせ自体が少ない状態が続いている場合は、受け口より先に見直すところがあるかもしれません（ホームページから問い合わせが来ない）。
2. 外部の予約サービスを使い、ホームページには入口を置く
空き枠の表示、受付、確定、お客様への通知、変更・取り消しといった部分を予約の専門サービスが受け持ち、ホームページ側にはそこへの入口（ボタン、または画面を埋め込んだ枠）を置く形です。空き枠を見せて自動で確定させたい場合の選択肢のひとつです（3の形でも同じことはできますが、費用と手間が変わります）。ただし、どこまでを受け持つかはサービスとプランによって差があります。送信されても承認するまで確定しない設定にできるもの、お客様側で変更・取り消しができないもの、通知の手段が限られるものもありますので、必要な機能があるかは契約の前に確かめてください。
向いている場合——空き枠をその場で見せたい、営業時間外も含めて自動で確定させたい、担当者や店舗が複数ある、当日枠を出したい、決済も受けたい。
気をつける点——サービス側の料金体系を先に確かめてください。無料で使える範囲があるもの、月額のもの、予約1件ごとや決済ごとに手数料がかかるもの、初期費用があるものがあります。無料の範囲には、受付件数などの上限が付いていることがあります。予約画面の見た目はホームページと完全には揃わず、アドレスが別のものに変わることもあります。設定はサービスの管理画面で行うため、枠や休みの設定を誰が管理するのかを決めておく必要があります。
入口の置き方は2通りあります。ホームページに「予約する」ボタンを置いて予約サービスの画面へ送る形と、予約の画面をページの中に埋め込んで表示する形です（ボタンを同じ画面で開くか別のウィンドウで開くかは、そのなかの細かい違いです）。埋め込みはホームページの中で完結して見えますが、サービス側が埋め込みに対応していないことがあり、スマートフォンでは枠が窮屈になることもあります。作業が軽く済むのはボタンで送る形です。どちらにするかは、iPhone・Android・パソコンのそれぞれで実際に開いてから決めてください。ブラウザの設定によっては埋め込みが表示されないことがありますので、埋め込みにする場合も、予約サービスを直接開くリンクを近くに置いておくと、そこで行き止まりになりません。どこにボタンを置くかは効き方が変わるところで、考え方は CTAとは？コンバージョン率を上げるための最適な設置方法 にまとめています。
サービスごとの料金や使える機能はよく変わりますので、このページでは個別の比較はしません。候補を2つか3つに絞るところから、ご一緒に進めます。どこからが作業（お見積りの対象）になるかは、その時点でお伝えします。選ぶときにまず見ておきたいのは、「自分たちで枠を直せるか」です。休みの設定、時間の変更、メニューの追加を管理画面から自分でできるかどうかが、始めたあとの負担を大きく左右します。あわせて、電話で受けた予約をこちらから登録できるか、予約の一覧を書き出せるか、受付件数の上限があるか、解約したあとに記録がどうなるかも確かめてください。ここを見ずに決めると、あとで別のサービスへ移りたくなったときに動けなくなります。
3. ホームページの中に組み込む
WordPressの予約用プラグインを入れる形と、必要な仕組みを作る形があります。この2つは費用がまったく違います。出来合いのプラグインを入れて設定するだけなら、初めにかかる作業は小さく済むことがあります（そのあとの更新や不具合への対応は別に見込んでください）。作り込む場合は、初めにかかる費用が大きくなりがちです。予約の情報をサイト側（サーバーやデータベース）に持つ作りにできます。ただし、プラグインや作り方によっては、中身が外部のサービスとつながっていて、記録がそちらに置かれることもあります。その場合は、3の形でも月々の料金や予約1件ごとの手数料がかかります。どこに記録が残るのか、続けて払うものがあるのかは、入れる前に確かめてください。
向いている場合——予約の条件が特殊で、候補にした予約サービスでは実現できないと確かめられた場合（設備と担当の組み合わせで決まる、会員かどうかで価格が変わる、既存の顧客管理とつなぎたい、など）。見た目をサイトと完全に揃えたい場合。なお、これらは外部のサービスで対応できることもありますので、作り込む前に、候補のサービスでできないかを必ず確かめてください。
気をつける点は3つあります。
1つめは、更新への追随です。サーバーのPHPが新しくなると動かなくなることがあり（PHPのバージョンを上げてくださいと連絡が来た）、長く更新の止まっているプラグインは、新しい環境で動かなくなる可能性が高くなります（WordPressを更新せず放置すると危険か）。
2つめは、控えと復旧です。予約の記録がサイトの中にあるということは、バックアップの対象がお客様からの予約そのものになるということです。ファイルだけを控えていても、データベースが戻らなければ予約の記録は戻りません。逆に、データベースを丸ごと過去へ戻すと、その控えを取ったあとに入った予約は消えますし、戻るのは予約だけではなく、その間の他の更新も一緒です。外部の決済サービスの側は巻き戻りません。予約を持っているサイトの復旧は、どこまで戻すか・戻したあと何を突き合わせるかの判断が要る作業です。慣れている人の手で行ってください（ホームページのバックアップは取れていますか）。
3つめは、誰が面倒を見るのかです。作った後の管理は、サイトを持っている側で手当てすることになります（外に任せる場合も、その費用を見込んでおく必要があります）。作った人と連絡が取れなくなったときに触れなくなる、という問題も起きやすい形です（ホームページを自分で更新できない、ホームページの制作会社と連絡が取れない）。
プラグインを使う場合に見るところ——最後に更新された時期、いま使っているWordPressの版に対応しているか、サーバーのPHPの条件を満たしているか、日本語での日付・時刻の扱いが自然か、予約の一覧を書き出せるか。有料のものは、ライセンスを更新しないと更新が受け取れなくなる場合があることも確かめてください。入れるときは、まず確認用の環境で試します。そのとき、本番の予約データは写さず、こちらで作った架空の予約で試してください。理由は2つあります。実在のご予約にリマインダーなどが送られてしまうこと、そしてお客様の氏名や連絡先を、本番より守りの弱い場所へ増やしてしまうことです。実際のデータでなければ確かめられない、という場合は、扱いに慣れているところへ任せてください。
確認用の環境が用意できず、本番でそのまま作業するしかない場合は、先に受付を止め、処理の途中の予約が無いことを確かめてから控えを取り、そのうえで作業してください。止めるのは予約だけではありません。同じサイトでお問い合わせや注文も受けているなら、それらも一緒に止めます。控えを取ってから止めるまでの間に入ったものは、戻すときに消えるからです。受付を開けたまま作業して、うまくいかずに戻すことになると、その間に入った予約の行方を追う仕事が別に発生します。止めるときは、止める時間をページに出し、その間の連絡先（電話など）を添えて、戻ったら取り下げます。とくに更新への追随にかかわるところは、放っておくと数年後に効いてきます。入れるときだけでなく、WordPress本体やプラグインを更新したあと、設定を変えたあとには、予約が最後まで通るかを確かめるという前提で選んでください（ホームページの健康診断）。
どれを選ぶかの目安
すでに「空き枠をその場で見せたい」「担当者ごとの空きを指名して選べるようにしたい」「事前に決済したい」と決まっているのであれば、1から始めずに2か3を検討してください。1で始めてから移ると、お客様への案内やページの作り直しが出ます。逆に、必要な機能がまだ見えていない、まずは取りこぼしを減らしたい、という段階であれば、件数を数えてから決めても遅くありません。その場合も1と決まっているわけではなく、無料で試せる範囲のある予約サービスで様子を見るほうが、結果として安く済むこともあります。費用の目安は、この記事の後半にまとめています。
電話の予約と、どう並べるか
ネット予約に一本化してしまう事業もありますが、電話とネットで同じ枠を受けるのであれば、どこかに一本化するか、同期させるしくみが要ります。電話用とネット用で枠を分けてしまう、という手もあります。ホームページを見て電話をかけてくる方は残るからです。
ネットの予約はネットの管理画面に、電話の予約は紙の台帳に。この状態のまま運用すると、両方を突き合わせないと空きが分からなくなり、どこかで重なります。避けるには、どちらか一方を「本物の台帳」と決めて、もう一方は必ずそこへ入れ直すことです。使うサービスによっては、ふだん見ているカレンダーと同期して自動で揃えられる場合もあります。ただし、どちら向きに同期するのか、カレンダーに入れた予定が予約できない枠として扱われるのか、反映までにどれくらいかかるのかで結果が変わりますので、選ぶ段階で確かめてください。
- ネット側を本物にする——電話で受けた予約も、その場で管理画面に入れます。お電話を切ってから入れるのではなく、話しながら空きを見て登録し、登録できたことを確かめてから「お取りしました」と伝えてください。口頭で確定したあとに登録すると、その数分の間に同じ枠がネットから埋まることがあります。なお、管理画面から入れた予約で、公開しているページの空き枠が実際に閉じるかどうかは、始める前に一度確かめておいてください。設定によっては、こちらから入れた分は枠を減らさないことがあります。手間は増えますが、空き枠の表示がずれにくくなります。送信の時点で自動的に確定する形（2や3）を選んだ場合は、こちらが基本です
- 紙やカレンダーを本物にする——ネットから届いた分を書き写します。1の形（こちらで確定する）と相性がよく、いまのやり方を大きく変えずに済みます
入れ直すのは新しい予約だけではありません。変更、取り消し、臨時の休みも、決めたほうの台帳へその場で反映してください。取り消したのに枠が閉じたまま、変更前と変更後の両方が埋まったまま、という形で残ります。
そして、入れる係を決めてください。「気づいた人がやる」にすると、忙しい日に抜けます。抜けた日にかぎって重なります。
もうひとつ、電話を減らしたいのであれば、よく聞かれることを先に書いておくのが効きます。駐車場の有無、当日の持ち物、キャンセルの期限、支払い方法。予約ページの下にこれが並んでいるだけで、同じ質問での電話を減らせることがあります（ホームページにFAQページを設置するべき理由）。
実際のご相談で多いつまずき
ここから先は、始めたあとで起きることです。どれも「受け口はできているのに、予約が取れていない・取りこぼしている」という形で表面化します。
予約が届かない・届かなくなったことに気づけない
見落とされやすく、起きたときの影響が大きいのがこれです。原因は主に2つあります。
1つは通知メールが届かないこと。迷惑メールへの振り分けや、送信元の設定など、原因はいくつもあります。切り分けの手順は お問い合わせフォームのメールが届かない と 会社のメールが届かない・送れない にまとめています。
もう1つは、受付そのものが上限で止まっていることです。フォームの提供元が無料で使える範囲には、1か月あたりの受付件数などの上限が設けられていることがあります。上限に達したときの挙動はサービスによって違い、警告のメールが届くもの、超過分が課金されるもの、何も知らせずに受付だけが止まるものがあります。知らせが来ない作りのものがあり、その場合は、送信しようとしたお客様の画面にだけ制限の表示が出て、こちら側には何も届きません。届かないので気づけないという形になります。実際に、月末になると受付が止まり、翌月には自然に戻っていた、という例がありました。
対策は単純です。定期的に、公開しているページから実際に1件申し込んで、最後まで通ることを確かめてください。予約は止まったときの損失が大きいので、お問い合わせフォームより短い間隔で見ることをおすすめします。
確かめるのは次のところです。
- こちらへ通知が届くか
- お客様へ返る自動返信が届くか
- 管理画面や台帳に記録が残っているか
- 送信の時点で自動的に確定する形であれば、枠が正しく埋まるか
やり方には決まりごとがあります。
- 公開されているページから、お客様と同じ手順で申し込む——管理画面の中だけで試すと、受付の上限や通知の経路を通らないことがあり、止まっていても分かりません
- 確認用の枠やメニューは、本番のしくみの中に、一般のお客様が選べない形で用意する——サービスに非公開の枠や限定公開の設定があれば、それを使います。「案内していないアドレスに置くだけ」は制限になりません。テスト専用の機能は決済まわりの確認に使うもので、これだけで済ませると本番の経路を通りません。また、確認用のメニューで通ったからといって、実際のメニューまで正常とは限りません（担当者・枠・通知の設定が別になっていることがあります）。ときどきは実際のメニューでも、お支払いの発生しない形で通してみてください
- 確かめたあとは、その予約を必ず取り消す——カレンダー、顧客の一覧、集計の側にも記録が残ります。そこまで外れているかを見てください
- その1件が受付件数や料金に数えられるのかを、先に確かめておく——取り消しても戻らないサービスがあります
- お支払いが発生するメニューは、本番のまま気軽に試さない——手数料や返金の記録が残ります。決済まわりの確認は、決済サービスや予約サービスが案内している手順に従ってください
- お客様向けのリマインダーが飛ぶ設定になっていないかを、事前に見ておく
どこまでが本番と同じ扱いになるのかはサービスによって違いますので、始める前に確かめておいてください。この確認を誰の仕事にするかも、あわせて決めておきます。
通知の届き先が1人分しかない
予約の通知先が担当者1人のアドレスだけだと、その人しか見ていない状態になり、休暇や退職を機に対応が止まりやすくなります。実際、退職や担当替えのあとで受け口が宙に浮いてしまう例は珍しくありません（ホームページ担当者が退職して更新できない）。
通知先を1人分だけにしないでください。代表アドレスと担当者、あるいは担当している人たちが見られる共有のアドレス。始めるときに決めておくほうが、あとから直すより手間がかかりません。あわせて、最初に返事をするのは誰か、返したことをどこに残すのかまで決めておいてください。全員に届くようにしただけだと、今度は同じ予約へ2人が別々に返事をします。
ただし、予約の内容にご要望や体調のことなど立ち入った情報が含まれる場合は、誰でも見られるアドレスへ広く配るのは避けてください。見る人を決めたうえで、その人たちが確実に見られる形にします。また、同じ送信のしくみから2か所へ送っている場合、送信そのものが止まればどちらにも届きません。メールとは別に、管理画面でも予約の一覧を見られるようにしておくと安心です。
予約は届いたのに、現場が知らない
受信箱には届いている、けれど当日の担当者は知らなかった。予約の受け口を作ったあとで起きる行き違いの多くはこれです。届いたあと、誰が、いつ、どこを見て当日の段取りに反映するのかまでを一続きで決めておいてください。前日の朝に一覧を確認する、といった決めごとが要ります。あわせて、そのあとに入った当日の予約をどう拾うかまで決めておいてください。当日の受付を続けるのであれば、営業時間中に通知が現場へ届く形にするか、当日分の受付を何時までにするかを決めます。
選択肢が実態と合わなくなる
時間の選択肢、メニュー、担当者、定休日。開始時点では合っていても、営業の中身が変われば合わなくなりますし、変えたつもりで片方だけ直していることもあります。昼休みの時間が変わった、扱わなくなったメニューが残っている、臨時休業の日に予約が入ってしまう——予約の受け口は「作って終わり」にならず、直し続ける前提の場所です。
ですから、始める前に「誰が直すのか」を決めてください。ご自身で直せる形にしておくのか（ホームページを自分で更新できるようにしたい）、その都度こちらへ依頼するのか（ホームページの文章・写真を差し替えたい）、毎月の保守のなかで見るのか（ホームページの保守・管理契約は何をしてくれるのか）。この3つのどれかです。毎月の更新を外に任せる形については ホームページの更新を代行してほしい もご覧ください。
二重予約と、当日の連絡
1の形（こちらで確定する）を選んだ場合、同じ枠に2件届くことは避けられません。防ぐのではなく、先に届いたほうを確定して、後から届いたほうへは別の時間をご案内する、という手順を先に決めておくほうが現実的です。どちらが先かは、メールが届いた順ではなく、フォームやサービスに残っている受付の日時で判断してください。メールは遅れて届くことがあります。記録が残らない形のフォームでは、この判断ができません。あわせて、当日の遅れや取り消しをどこで受けるか（予約と同じ経路なのか、電話なのか）をページに書いておくと、当日の連絡が整理されます。
スマートフォンでの入力が重い
予約の入力は、スマートフォンからが多くなります。項目が多いことは、途中でやめてしまう一因になります。予約を成立させるのに要る項目だけにして、残りは確定の連絡のときに聞くのが基本です。何が要るかは業種によって変わりますが、名前・連絡先・希望日時・メニューまでで足りることが多く、そこから先は本当に必要かを一つずつ見てください。土台のスマホ表示が崩れている場合は、予約ページだけ作っても改善しません（ホームページがスマホ対応していない）。表示が遅い場合も同じで、開く前に離れてしまうことがあります（ホームページの表示速度が遅い）。
いたずら予約・機械による送信
フォームを置くと、機械による自動送信が届くことがあります。送信した時点で枠が押さえられる形（2や3の自動で確定する設定）では、いたずらの申し込みが実際の枠を消費します。1の形では枠までは埋まりませんが、確認の手間は増えます。対策の考え方は お問い合わせフォームに営業メール・スパムばかり届く にまとめています。具体的な手当てとしては 問い合わせが増えたあとのスパム対策 や、Contact Form 7 に ハニーポットを入れる手順 があります。フォームのプラグインを古いまま放置していると、そこを狙われることもあります（Contact Form 7 の脆弱性によるボット攻撃対策）。エラーで送信できない状態になっていないかは フォームのエラーの直し方 をご覧ください。
個人情報を預かることになる
予約で受け取るのは、氏名・連絡先・来店日時、場合によっては症状やご要望です。これは扱いに注意が要る情報です。ホームページが暗号化されていない状態（アドレスが https で始まらない、警告が出る）で予約を受けるのは避けてください。お客様の側にも警告が見えており、それだけで送信をやめる方がいます（ホームページに「保護されていない通信」と表示される）。
ただし、暗号化されていれば済む話ではありません。あわせて次のことを決めておいてください。
- 受け取る項目を、予約に必要なものだけにする——症状や既往のことなど、内容によっては、原則として本人の同意が必要となる情報に当たり得ます
- 受け取った情報を何に使うのかを書いたページを用意し、予約の画面から見られるようにする
- 予約の一覧を見られる人を決める——全員が見られる状態のままにしない
- いつまで残して、いつ消すのかを決める——予約の一覧だけでなく、通知メール、書き出したファイル、バックアップの中にも同じ情報が残ります
- 外部のサービスに預ける場合は、記録がどこに置かれ、解約したあとにどうなるのかを確かめる。預け方によっては、そのサービスを監督する責任がこちら側に生じます。契約上どういう位置づけになるのかと、安全対策、万一漏れたときの連絡の窓口も見ておく
なお、医療機関や自由診療を扱う事業では、ページに載せてよい内容が広告の決まりで制限されています。自由診療の内容や費用を載せる場合は、あわせて示さなければならない事項が決まっています。予約のページにこうした情報を載せる場合は、医療広告のガイドラインで求められている表示を満たしているかを必ず確かめてください。
ホームページ自体が止まると、予約も止まる
予約を受けるようになると、ホームページが開かない時間の意味が変わります。以前は「見られない」で済んでいたものが、その間はホームページ経由の予約が受けられないことになります。表示されなくなる原因の切り分けは ホームページが表示されない に、ドメインやサーバーの更新忘れで止まる場合は ドメイン・サーバーの更新を忘れるとどうなる？ にまとめています。改ざんされた場合は、予約で預かった情報の扱いという問題も同時に発生します（ホームページが改ざんされた・乗っ取られた）。
サーバーの引っ越しをするときも同じで、切り替えの前後は予約の受け口をどう扱うかを先に決めておく必要があります（ホームページのサーバーを引っ越したい）。設定を直したいときに管理画面へ入れない、という状態も避けておきたいところです（ホームページの管理画面に入れない）。
予約ページのアドレスは、配る前に決める
予約ページのアドレスは、チラシ、名刺、看板、SNSのプロフィール、Googleのビジネス情報など、ホームページの外にも載っていきます。いったん配ったあとで変えると、古いほうを見た方がたどり着けなくなります。外部のサービスを使う場合、あとから直せない印刷物やQRコードに、サービス側のアドレスをそのまま載せるのは避けてください。乗り換えたときに転送ができないことがあります。SNSやGoogleのビジネス情報のように、あとから書き換えられる場所であれば、予約画面へ直接送っても構いません。配るのは自社のホームページの中にあるアドレスにして、そこから予約サービスへ送る形にしておくと、あとから中身だけを差し替えられます。新しくページを作らず、いまあるページの中に入口を置くのでも構いません。ホームページの中で場所を変える場合も、古いアドレスから新しいアドレスへの転送を必ず設定します。
予約ページを作っても、見られていなければ増えない
受け口ができても、そのページにたどり着く人がいなければ、そのページ経由の予約にはつながりません。いまお客様が探している場所に入口を置くところまでを、ページを作るのと一続きで考えてください。どこに置くかで迷う場合や、そもそも問い合わせ自体が少ない場合は、この記事の前半で挙げた「ホームページから問い合わせが来ない」のほうが役に立ちます。アクセスの状況そのものに心当たりがある場合は ホームページのアクセスが急に減った・検索順位が落ちた もあわせてご覧ください。
店舗や事業所をお持ちの場合、地図から入ってくる方もいます。実際にどこから来ているのかを見たうえで、必要なら手を入れてください（Googleマップの順位を上げるMEO対策、社名で検索しても出てこない理由）。予約専用のページを作るのであれば、そのページだけで申し込みまで完結する作りにしておくと無駄がありません（優れたランディングページの作り方）。
費用の目安
先にお伝えしておくと、blancの料金表に「予約システム設置」という単独の項目はありません。受け方によって作業の中身がまったく違うためです。ここでは、料金表にある項目のうち予約に関係するものをそのまま挙げ、そのあとに「料金表に無いもの」を分けて書きます。金額はすべて税込です。
料金表にある項目のうち、予約に関係するもの
- 問合せフォーム設置 11,000円〜——メールフォームプロというフォームCGIを設置する場合の料金です。これ以外のフォームを使う場合や、いまあるフォームを予約用に作り替える場合は、この項目には当たりませんので別にお見積りします
- HTML修正 5,500円（1ページあたり）——既存のページに手を入れる作業の項目です。予約の案内や入口を足す作業がこれに当たるかは、中身を見てお見積りで判断します
- HTML制作 8,800円（文字原稿A4/2ページ程度）——ページを新しく作る作業の項目です。予約案内のページがこの分量に収まるかどうかで変わりますので、こちらもお見積りで判断します
- 基本作業料金 5,500円——簡単なテキスト修正などが含まれます
- CMSカスタマイズ 110,000円〜——WordPress・MovableTypeなどのCMSに対するカスタマイズの項目です。設定を変えるだけの作業がここに当たるとは限りませんので、どの項目でのお見積りになるかを含めて、そのつどお出しします
- 面談（1時間）11,000円（ご来社いただいての打ち合わせ）／訪問面談（1時間）11,000円（お伺いしての打ち合わせ・交通費実費）／リモートPCサポート（1時間）5,500円（クイックアシストによるPCサポート・Windowsのみ）。ご依頼前のご相談とお見積りは無料です。ここに挙げているのは、打ち合わせやPC操作の支援そのものをご依頼いただく場合の料金です
Wix・Jimdo等のホームページ作成サービスで作られたサイトは、編集の制約で作業時間が増えるため、HTML関連の作業料金が1.5倍になります。
専用の料金項目が無いもの（そのつどお見積り）
次のものには、料金表に専用の項目がありません。上のどの項目で対応するかを含めて、そのつどお見積りします。「フォームの設置費用に含まれているはず」と思われやすいところですので、先に挙げておきます。
- 外部の予約サービスの選定、初期設定（メニュー・担当者・営業日・通知先の登録）と動作確認
- 予約の画面をページに埋め込む作業と、埋め込んだあとの表示確認
- WordPressの予約プラグインの選定・設定
- いまお持ちの予約の記録を、新しい仕組みへ移す作業
- 決済を組み合わせる場合の設定
毎月の費用について
2の形を選んだ場合、そして3の形でも中身が外部のサービスにつながっている場合は、blancへの作業費とは別に、予約サービス側の料金がかかることがあります。無料で使える範囲があるもの、月額のもの、予約1件ごとや決済ごとに手数料がかかるもの、初期費用があるもの——サービスとプランによってまったく違います。金額を比べるときは、想定している件数だと1か月いくらになるのかまで出して比べてください。
blanc側の月額プランは、内容がプランごとに違います。ベーシック 11,000円は月3回程度の更新作業とメールでのご相談、スタンダード 16,500円は月5回までの更新作業（画像加工やバナー修正を含む）と、更新時のサイトデータのバックアップ。スタンダードプラス 33,000円は、これにご自身で更新される場合の個別対応が加わります。WordPress保守プランは本体・プラグイン・PHPの更新が中心で、ライト 5,500円にはテキスト1〜2箇所程度の軽微な修正が、スタンダード 11,000円には月3回程度の更新作業（テキストや写真の差し替え）とご相談が付きます。ここに挙げた5つのプランは、いずれも1か月あたりの金額で、最低契約期間は3か月、解約は申告の1か月後になります。予約まわりの設定変更がこの範囲に入るかどうかは内容によりますので、ご契約の前にお尋ねください。
総額は、作業を分けたお見積りでお出しします
実際のご依頼は、上に挙げた項目と、料金表に無い作業の組み合わせになります。どの作業が何件必要かは、受け方と、いまのホームページの作りによって変わりますので、この記事の中で総額の例をお示しすることはしません。お見積りは、どこにいくらかかっているかが分かる形でお出しします。
作業内容ごとの費用の考え方は ホームページ修正の費用相場 にもまとめています。金額の詳細は 料金表 をご覧ください。ご依頼前のご相談・お見積りは無料です。作業に入る前にお見積りをお出しし、ご承諾いただいてから着手します。
なお、予約の受け口を新しく作る作業は、当日中の対応が難しいものに入ります。急ぎのご依頼で対応できる範囲については ホームページ修正の即日対応 をご覧ください。
始めたあとに見ておく3つの数字
まずは公開する前に、自分で申し込んで最後まで通しておきます。通知と自動返信が届くところ、送信の時点で自動的に確定する形なら枠が埋まるところ、こちらで確認して確定する形なら確定の返事を返すところまでです。公開したあとに、公開されたページからもう一度同じことをします。公開の前と後では、通る経路が変わることがあるためです。そのうえで、しばらく件数がたまってから調整します。そのときに見る数字は3つです。
- 月に何件届いたか——電話とネットを分けて数えます。ネット側が思ったより少ない場合は、入口の場所、入力の重さ、そもそも予約のページが見られているか、を順に見ます。ここを確かめずにページだけ作り替えると、費用が無駄になります
- 取り消し・変更が何件あったか——多い場合は、前日の確認の連絡を入れるだけで減ることがあります。締め切りの設定を見直す材料にもなります
- 受けられなかった希望が何件あったか——埋まっていた、対応できない日時だった、といった申し込みです。ここが多いなら、枠の出し方そのものを変えたほうが早いという合図です
この3つが分かると、次に足すべき機能が具体的になります。逆に、この数字を見ないまま機能だけ増やすと、使わない設定が増えていきます。
ご相談いただくときに、あると早い5つ
最初のご連絡に次の5点を添えていただけると、お見積りを作業ごとの内訳でお出ししやすくなります。
- いまどうやって予約を受けているか、1か月あたり何件くらいか——電話だけ、メール、SNSの連絡、など。件数はおおよそで構いません
- 同時に何件まで受けられるか、何が埋まるのか——担当者の人数、席や部屋の数、機材の数
- 送信で確定にしたいか、確認してから確定にしたいか——迷っている場合はその旨で構いません。ここはご一緒に決められます
- 変更・取り消しをどう受けたいか、締め切りはあるか——前日まで、当日の何時まで、など
- ホームページのアドレスと、お使いのサーバー・CMS——分からない場合は「分からない」で構いません。こちらで確認するところから始められます
決済を先に受けたいご希望がある場合は、その旨も添えてください。3の形を検討している場合は、いま使っている顧客管理や会計のソフトの名前が分かると、つなげられるかどうかの判断が早くなります。
まとめ
- 形を選ぶ前に決めるのは4つです。何の枠が埋まるのか、いつ確定とするのか、変更と取り消しをどう受けるのか、お金を先に受け取るのか。ここが決まれば形はほぼ決まります
- 受け方は3つ。希望を受けてこちらで確定する／外部の予約サービスの入口を置く／サイトに組み込む。この順に費用が上がるとは限りません（無料の範囲で始められるサービスもあります）。変わるのは、どこまでを自分たちで受け持ち、どこからを任せるかです
- 見落とされやすい事故は、予約が届いていないことに気づけないことです。通知メールの行方と、受付が上限で止まっていないかを、定期的に自分で1件申し込んで確かめてください（試すときは実際の営業枠を消費しない形で）
- 予約の受け口は作って終わりになりません。営業の中身が変われば、時間・メニュー・定休日はずれていきます。誰が直すのかを始める前に決めてください
- 必要な機能がすでに決まっているなら最初からその形で、まだ見えていないなら、無理のない形で受け始めて件数を数える。先に形だけ決めると、案内もページも作り直しになります
「うちの場合はどの形が合うのか」「いまのホームページに足せるのか」といったところからで構いません。お問い合わせはこちらから、ホームページのアドレスと、いまの予約の受け方・件数を添えてご連絡いただけると、お返事が早くなります。どの形が向いているか、費用がどのくらいの話になるかを、まずはお伝えします。
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