会社のメールアドレスを追加したい・使わなくなったアドレスを止めたい｜先に決める3つと、消す前に確認すること・費用の目安

「新しく人が入るので、会社のメールアドレスを1つ増やしたい」「辞めた社員のアドレスを、そのままにしてよいのか分からない」——人の出入りにあわせて、会社のメールアドレスを増やす・止めるという場面が出てくることがあります。作業そのものは、メールを管理している契約先の管理画面でアカウントを1つ作る・1つ消す、という短いものになることもあります。

ただ、気をつけたいのは作業そのものだけではありません。使わなくなったアドレスを消すという操作は、あとから元に戻せないことがあります。そのアドレスに届いていた連絡、そのアドレスで登録していたサービス、そのアドレスに残っていた過去のやりとり——消したあとで「あれもあった」と気づいても、取り戻せない場合があります。

この記事では、メールアドレスを追加する・使わなくなったアドレスを止めるときに先に決める3つと、「止める」には3つのやり方があること、消す前に確認しておくところ、そして依頼した場合の費用の目安までを順に整理します。

先に決める3つ

アカウントを作る・消すという操作に入る前に、次の3つを整理してください。①と②は決めるもの、③は調べて確かめるものです。この3つがそろっていると、そのあとの判断がしやすくなります。

①そのアドレスは、個人のものか、役割のものか

1つ目は、そのアドレスが誰に紐づいているかです。大きく2つに分かれます。

• 個人のアドレス——yamada@ のように、人の名前が入っているものです。その人が使っている間は分かりやすい反面、人が変わるたびに増減します
• 役割のアドレス——info@ support@ saiyo@ のように、仕事の内容が入っているものです。担当する人が変わっても、アドレスそのものは変えずに済むことがあります

この区別を先に付けておくと、人が入るたび・辞めるたびに何をするかが変わります。個人のアドレスは、その人が使わなくなった時点で扱いを決める必要が出てきます。役割のアドレスは、受け取る人を入れ替えるだけで済むことがあります。

すでにyamada@のような個人のアドレスを名刺やサイトに載せていて、その人が退職した——という形では、あとで確認する先が増えます。載せた先を1つずつたどる必要が出てくるためです。

②使わなくなったアドレスに届く分を、どうするか

2つ目は、これから届く分の行き先です。ここを決めないまま消すと、届いていたはずの連絡が、どこにも残らないまま止まることがあります。この記事では、次の3つに分けて整理します。実際に選べる方法は、ご利用のサービスといまの設定によって異なります。

• 削除する——そのアドレスを受け取っているアカウント、または設定を消します。以後、そのアドレス宛のメールを受け取らない状態になることがあり、送った側にはエラーが返ることがあります
• 転送する——アドレスは生かしたまま、届いたものを別のアドレスへ送ります。送った側には、これまでどおり届いたように見えることがあります
• アカウントを残して、本人が使えない状態にする——ご利用のサービスによっては、受信を続けながら、ご本人が利用できない状態にできることがあります。そのままにしておく期間と、誰が中身を見るのかは決めておく必要があります。見てよい範囲そのものは、社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として決めていただく部分です

どれを選ぶかの手がかりは、そのアドレス宛にこれから来る連絡が、仕事に必要かどうかです。取引先が名刺のアドレスを見て連絡してくる可能性があるなら、しばらく転送を残しておく形が向いていることがあります。社内でしか使っていなかったアドレスであれば、削除しても差し支えない場合があります。

③そのアドレスが、ほかで使われていないか

3つ目は、見落とされることがあるところです。メールアドレスは、メールを受け取るためだけに使われているとはかぎりません。各種サービスのログイン用のIDとして、また、パスワードを忘れたときの再設定の宛先として登録されていることがあります。

この状態でアドレスを消してしまうと、そのサービスに入れなくなることがあります。パスワードを忘れても、再設定の案内を受け取るアドレスが無いためです。たとえば、サーバーやドメインの契約、ホームページの管理画面、地図や解析といったGoogleの各サービス、SNSのアカウントなどです。これらにかぎらず、業務で使っているサービスを確認してください。

ですので、③は消すと決めた場合だけ行う確認ではなく、消す前に必ず通す確認として扱ってください。詳しい確認先は、後半の「消す前に確認すること」にまとめています。

3つを決めると、進め方がどう変わるか

言葉だけだと分かりにくいので、1つの例で通してみます。「営業担当だった山田が退職したので、yamada@を消したい」というご相談があったとします。

1. ①そのアドレスは個人のものかを見ます。文字列に名前が入っていても、それだけでは決まりません。山田さんに割り当てていたもので、ほかの方が受け取る用途では使っていない、と確認できれば個人のアドレスとして扱います。ここで、後任の方に同じアドレスをそのまま使わせるかどうかも、あわせて考えることになります
2. ②これから届く分をどうするかを決めます。取引先が名刺を見て連絡してくることがあるなら、しばらくは後任の方のアドレスへ転送する、という選び方があります
3. ③ほかで使われていないかを調べます。ここで「ホームページの管理画面の登録アドレスがyamada@だった」と分かれば、先にそちらを変えることになります
4. 結果として、すぐには消さないことになります。転送を設定し、ほかで使われている登録を移し替え、そのうえで消す時期を決めます

もし②が「社内でしか使っていなかったので、今後は受け取らなくてよい」だったなら、結論は変わります。③の確認を通し、社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として取り扱ってよい範囲を決めたうえで、その範囲で必要な過去のメールを取り出せていれば、そのまま消せる場合もあります。同じ「退職したので消したい」でも、届く分の扱いと、ほかでの使われ方が違えば答えが変わる——これが3つを先に決める理由です。

3つが決まらないときは、消すのをあとにする

「③がまだ調べきれていない」という状態もあります。その場合は、消す作業だけを後回しにしてください。追加に必要な空きと管理画面の情報がそろっていれば、新しいアドレスを追加する作業は先に進められることがあります。転送を設定できる場合は、届く分を受け取りながら調べる時間を作ることができます。

「アドレスを追加・停止したい」には、いくつか違う要望が混ざっています

ご相談をいただく段階では、どれも「メールアドレスを増やしたい・止めたい」という言い方になります。ただ、実際にやることは中身によってかなり変わります。当てはまるものを先に洗い出しておくと、話が早く進むことがあります。複数に当てはまることもあります。

人が増えたので、アドレスを1つ足したい

作業が少なく済むことのある形です。メールを管理している契約先の管理画面で新しいアカウントを作り、その方が送受信できるところまでを設定します。ただし、ご契約のプランによって、作れるアカウントの数や1つあたりの容量が決まっていることがありますので、先に空きを確認します。

退職した人のアドレスを止めたい

この記事でいちばん注意して書いているのがこの形です。作業自体は短くても、先に確認しておかないと戻せなくなるものがあります。前述の3つを通してから進めてください。

部署や役割のアドレスを作りたい

info@やsaiyo@のように、人ではなく仕事に紐づけたアドレスを用意する形です。担当が変わってもアドレスを変えずに済むことがあるため、名刺やホームページに載せるアドレスとして選ばれることがあります。複数人で受け取る形にするかどうかも、あわせて決めます。

いまのアドレスを、別の人に引き継ぎたい

前任の方が使っていたアドレスを、後任の方がそのまま使う形です。手間は少なく見えますが、前の担当者宛の私的なやりとりも届くことがありますので、引き継ぐ前に決めておくことがあります。後述の「引き継ぐときに気をつけること」にまとめました。

アドレスの文字列だけを変えたい

info@をcontact@にしたい、といった形です。サーバーによっては、既存のアカウントの文字列だけを付け替えるのではなく、新しいアカウントを作って、古いほうを止めるという手順になることがあります。この場合も、古いアドレス宛に届く分をどうするかを決めておく必要があります。

「@」より後ろ、ドメインごと変えたい

社名が変わった、独自ドメインを新しく取った、という形です。これはアカウントの追加・停止ではなく、会社のメール全体の移し替えになります。サイトに載せている表記や、名刺、契約先への届け出まで範囲が広がりますので、社名・住所の変更にあわせて進める形が向いていることがあります（社名変更・移転でホームページはどこを直す？）。サーバーそのものを引っ越す場合は、メールの移行が別の注意点になります（ホームページのサーバーを引っ越したい）。

ホームページのフォームから届くメールの宛先を変えたい

「退職した人のアドレスに、問い合わせの通知が届いていた」という形です。これはメールアカウントの話ではなく、フォーム側の設定です。アカウントを消すだけでは通知先は変わりませんので、フォームの設定を別に直す必要があります。項目や通知先の考え方はお問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたいにまとめています。

どこでメールを受け取っているかで、できることが変わります

「メールアドレスを追加したい」というご相談の答えは、いまどこでメールを受け取っているかによって変わります。まず、ご自身がどれに当たるかを確かめてください。分からない場合は、そこから調べるところが最初の作業になります。

ホームページと同じサーバーで受け取っている

独自ドメインのアドレスを、ホームページを置いているサーバーの機能で受け取っている形です。サーバーの管理画面からアカウントを追加・削除でき、転送の設定もそこで行えることがあります。作れる数や1つあたりの容量は、ご契約のプランによって決まっていることがあります。

メールだけ別のサービスを使っている

独自ドメインのアドレスを、メール専用のサービスで受け取っている形です。この場合、アカウントの追加・削除はそのサービスの管理画面で行うことになります。ホームページ側のサーバーでメールアカウントを追加・削除しても、メール専用のサービス側のアカウントは変わりません。利用している人数に応じた費用が別に発生していることがあります。

どちらを使っているかは、いま届いているメールの設定や、ドメインの設定を見れば分かることがあります。両方の契約が生きていて、片方だけを使っている、という状態になっていることもあります。

プロバイダや無料のアドレスを使っている

会社の独自ドメインではなく、契約している通信会社のアドレスや、無料で使えるアドレスを仕事に使っている形です。この場合、社員ごとのアドレスを会社側で管理する形にはなっていないことがあります。

ここで確かめておきたいのは、そのアドレスを会社として契約し、管理できているかどうかです。会社が契約・管理していないアドレスの場合、人が辞めたときに会社の側だけでは引き継げないことがあります。契約の名義、管理する権限、ご本人との取り決めがどうなっているかを確認してください。独自ドメインのアドレスに移すことを検討する場合は、サイトのアドレスとあわせて考える形になります（独自ドメインホームページのメリットと効果的な活用法）。

いまの構成が分からない場合

ご相談の時点で分からなくても構いません。ただし、構成を確かめる前に、消す作業から始めないでください。どこで受け取っているかが分からないまま管理画面を触ると、別の受信箱や、いま使っている転送の設定まで消してしまうことがあります。まずは、いま使っているアドレス、ホームページのアドレス、契約先として心当たりのある会社名をお知らせいただければ、確認の入口を作れることがあります。

アドレスを追加するときの進め方

新しく1つ作る場合の流れです。作って終わりにせず、その方が実際に送受信できるところまで見ておく必要があります。このうちどこまでをblancが代行するかは、いまの環境を確認したうえで、お見積りのときにご案内します。

先に確かめること

• 作れる数に空きがあるか——ご契約のプランによって、作成できるアカウント数に上限が設けられていることがあります
• 1つあたりの容量——サーバー全体の容量を分け合う形になっていることがあります。添付ファイルの多い部署では、あとから足りなくなることがあります
• 誰が管理画面に入れるか——メールを管理している契約先の管理画面に入るための情報が分からないと、作成そのものが始められません。分からない場合は、契約先の確認から始めます（ホームページの管理画面に入れない）
• アドレスの付け方の決まりがあるか——姓だけにするのか、姓名をつなぐのか。あとから増えたときに迷わないよう、先に形をそろえておくと管理しやすくなります

作ったあとに要る作業

アカウントを作ったあと、メールソフトで送受信する場合は、使う端末ごとに設定が必要になることがあります。パソコンとスマートフォンの両方で使うなら、その両方です。ブラウザの画面で読み書きする形など、端末への設定が要らない使い方もありますので、どの形にするかを先に決めておいてください。

このとき、受信の方式をどちらにするかで、あとの扱いが変わることがあります。

• サーバーと同期して見る方式——複数の端末で同じ受信箱を見られることがあります。サーバー上に残っているメールは、その分の容量を使います
• 端末へ受信する方式——受信した端末の中にメールが置かれます。設定によっては、受信したあともサーバー側にコピーが残ります

どちらの方式でも、サーバーに残す期間、送信済みや下書きの置き場所、端末側にどこまで残るかは、設定によって変わります。設定によっては、退職や端末の入れ替えのときに、過去のメールを取り出せなくなることがあります。どの方式で、どういう設定にして運用するかは、人の入れ替わりが起きたときのことまで含めて決めておくと、あとで困りにくくなります。

利用を始めるための情報と、管理者の側で確保しておく手段

利用を始めるための情報は、ご利用のサービスの方式に沿って設定します。管理者が初期のパスワードを決めて渡す形のほか、ご本人を招待して本人にパスワードを決めてもらう形や、別の認証の仕組みを使う形もあります。パスワードを渡す場合は、安全な方法で渡し、そのあとも適切に管理します。あわせて必要なのが、管理者の側に、そのアカウントを再設定したり止めたりできる手段を確保しておくことです。手段が無いと、退職のときにそのアカウントを止められないことがあります。

ご利用のサービスによっては、管理画面から新しいパスワードに変更できることがあります。ただし、パスワードを変えるだけでは、すでにログインしている端末、アプリのために別に発行したパスワード、そのアカウントに入っている転送の設定までは止まらないことがあります。何ができるかは契約先の機能によって変わりますので、先に確認しておくと安心です。

送受信のテスト

設定が終わったら、送る側と受け取る側の両方を試します。社内どうしだけで試すと、外部からの受信や外部への送信で止まっていることに気づけないことがあります。社外のアドレスとの間で1往復させて、届いたメールを開いて確かめてください。

新しく作ったアドレスからの送信が、相手先で迷惑メールとして扱われることもあります。この場合は、アドレスを新しく作ったことだけでなく、ドメイン側の設定や、送る内容、送信の経路が関係していることがあります。後述の「うまくいかないときに見るところ」で切り分けの順を書いています。

「止める」には、3つのやり方があります

「使わなくなったアドレスを止めたい」というご相談を、そのまま「アカウントを削除する」と受け取ると、戻せない側に寄りすぎることがあります。この記事では、止め方を次の3つに分けて整理します。選ぶときの軸になるのは、先に決めた②——これから届く分をどうするか——です。これに、過去のメールに用があるか、ほかのサービスで使われていないか、そしてご利用のサービスでどれを選べるかをあわせて決めます。なお、削除は、過去のメールや登録先などの確認を終えたあとに選ぶものです。

その前に確かめておきたいのが、そのアドレスの実体です。受信箱を持つアカウントなのか、別のアドレスへ送るだけの設定なのか、既存のアカウントに付いた別名なのかなどによって、止め方も、止めたときの影響も変わります。あわせて、登録の無い宛先をまとめて受け取る設定がドメイン全体に入っていないかも確認してください。個別の登録を消しても、その設定が残っていると受信が続くことがあります。管理画面でどう登録されているかを見てから、次の3つのどれにするかを選んでください。

そのアドレスを受け取るアカウント、または設定を削除する

メールを管理しているサービスから、そのアドレスを受け取る設定を消す形です。以後、そのアドレス宛のメールを受け取らない状態になることがあり、送った側にはエラーが返ることがあります。ただし、同じアドレスに別名や転送の設定が別に残っていれば、受信が続くことがあります。

何を消すかは、先に確かめたアドレスの実体によって変わります。受信箱を持つアカウントであれば、そのアカウントを消します。別のアドレスへ送るだけの設定や、既存のアカウントに付いた別名であれば、消すのはその設定だけです。転送先や、別名が付いている本体のアカウントまで消してしまうと、いま使っている受信箱がなくなります。

• 受信箱を持つアカウントを消す場合は、サーバーに残っていたメールも、あわせて消えることがあります——削除の前に、必要なものを取り出しておく必要があります
• 元に戻せないことがあります——受信箱を持つアカウントを消した場合、同じ文字列で作り直しても、中身までは戻らないことがあります
• 同じアドレスを作り直せるかどうかは、サーバーによって異なります——一定期間は同じ文字列を使えない場合もあります

この形が向いているのは、③の確認を通し終え、必要な過去のメールを取り出したうえで、そのアドレス宛にこれから来る連絡も無い、と判断できた場合です。

アドレスは残して、別のアドレスへ転送する

アドレスそのものは生かしたまま、届いたメールを後任の方や共有の受信箱へ送る形です。送った側には、これまでどおり届いたように見えることがあります。

• 受信を続けやすい形です——名刺や過去のやりとりを見て連絡してくる方がいても、こちらで受け取れることがあります。設定したら、外部のアドレスからテスト送信して、転送先で実際に開いて確かめます
• 転送だけを残せるかどうかは、サーバーによって異なります——受信箱を持たない転送専用の形にできる場合と、アカウントを残したまま転送を設定する形になる場合があります
• 転送先の受信箱に、前の担当者宛のメールが混ざります——誰が見る受信箱なのかは、先に決めておく必要があります

いつまで転送を続けるかも、あわせて決めておいてください。決めずに残すと、何年も前に辞めた方のアドレスが生きたまま、という状態になることがあります。

アカウントは残して、本人が使えないようにする

ご利用のサービスによっては、受信を続けながら、ご本人が利用できない状態にできることがあります。会社側でパスワードを変更できることもあります。ただし、停止や凍結の機能を使うと受信まで止まるサービスもありますので、設定したあとに外部のアドレスからテスト送信して、受信が続いているかを確かめてください。ただし、パスワードを変えるだけで本人の利用を止められるとはかぎりません。ログイン中の端末、アプリのために別に発行したパスワード、そのアカウントに入っている転送の設定についても、契約先の機能に応じて何ができるかを確認します。

• 過去のメールを残したまま、いったん止められることがあります——中身をどう扱うかを、あとで決められます。見てよい範囲そのものは、社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として決めていただく部分です
• アカウント数の枠を使い続けることがあります——受信箱にメールを保存する設定であれば、保存容量も使い続けます。上限に近いときは、この形を長く続けにくいことがあります
• どのアカウントが使われていないのかが分からなくなることがあります——止めた日付と理由を控えておくと、あとで整理しやすくなります

この形は、③の確認が終わっていないときの置き方としても使えます。急いで消さずに済み、受信を続けられることがあります。

選び方の順番

1. これから届く分が仕事に必要かを見ます。必要で、ご利用のサービスで選べるのであれば、削除ではなく転送などで受け取り続ける形を検討します。選べない場合は、契約先で可能な方法を確認します
2. ご本人の利用を止める必要があるかを、これとは別に見ます。転送を設定しても、元のアカウントにご本人がログインできる状態が続くことがあります。届く分の行き先と、ご本人の利用を止めるかどうかは、別の判断です
3. 過去のメールに用があるかを見ます。用があるなら、取り出すまでは削除しません
4. ほかのサービスで使われていないかを見ます。使われているなら、そちらを移し替えるまでは削除しません
5. この4点に加えて、後述の「消す前に確認すること」——ホームページ上の表記、フォームの通知先、契約の連絡先などをすべて確認できたときに、はじめて削除を選びます

つまり、削除はいちばん最後に来ます。急いで消さなければならない事情がある場合でも、ご利用のサービスで選べるのであれば、先に転送などで受け取り続ける形にしておくことで、確認の時間を作ることができます。ご本人の利用を止めるかどうかは、それとは別に判断してください。

消す前に確認すること

先に決めた③の中身です。使わなくなったアドレスが、メールを受け取る以外の役割を持っていないかを確かめます。ここを飛ばすと、消したあとで気づいても戻せないことがあります。順番に見ていってください。

そのアドレスに、これから届く分の行き先

名刺、封筒、パンフレット、過去に送ったメールの署名——紙や過去のやりとりに載ったアドレスは、こちらで回収できません。載せた先が思い出せる範囲では、まだ連絡が来る可能性があると考えておくほうが安全です。取引の続いている相手であれば、新しい連絡先をこちらから案内しておく形もあります。

ホームページに載っているアドレス

会社概要、お問い合わせのページ、各サービスのページ、採用のページ——同じアドレスが複数のページに載っていることがあります。1か所だけ直して終わりにすると、別のページに古いアドレスが残ります。サイト内で同じ文字列を探して、まとめて確認してください。

画像の中に書かれている場合は、文字を探しても見つからないことがあります。迷惑メール対策として、アドレスを画像にして掲載していることがあるためです。この場合は画像そのものの差し替えが必要になります。

お問い合わせフォームの通知先

フォームから送信された内容が、どのアドレスへ通知されているかを確認します。メールアカウントを消しても、フォーム側の通知先は自動では変わりません。通知先が消えたアドレスのままだと、問い合わせが届かない状態になることがあります。

この形は、気づきにくい止まり方をします。フォームの画面には「送信しました」と出るのに、こちらには届かない、という状態になることがあるためです。切り分けの手順はお問い合わせフォームのメールが届かないにまとめています。

各種サービスのログインIDと、パスワード再設定の宛先

ここは、消したあとで気づいたときに戻しにくいところです。次のようなものが、消そうとしているアドレスで登録されていることがあります。

• ドメインとサーバーの契約——更新のお知らせが届かなくなると、期限に気づけないことがあります（ホームページのドメイン・サーバーの更新を忘れるとどうなる？）
• ホームページの管理画面——登録アドレスが消えていると、パスワードを忘れたときの再設定ができなくなることがあります
• Googleの各サービス——解析、検索の管理画面、地図の情報など、担当者の個人アドレスで登録されていることがあります
• SNSのアカウント——会社として使っているものが、担当者のアドレスで作られていることがあります
• 各種の業務サービス——請求、勤怠、クラウドの保存先など、社内で使っているものにも登録先があります

確認の方法として、消す前に、そのアドレスの受信箱で過去の通知メールを探すという手があります。会員登録の完了、更新のお知らせ、パスワード再設定の案内といったメールが残っていれば、どのサービスに登録されているかの手がかりになります。アカウントを消したあとでは、この受信箱そのものを開けなくなることがあります。

なお、退職された方の受信箱を会社として見てよいかどうか、どこまで見るのか、誰が見るのかは、社内の規程やご本人との取り決め、必要に応じて専門家や所管の窓口へ確認したうえで、会社として判断していただく部分です。blancがお手伝いするのは、決めていただいた範囲での設定の作業です。

ドメイン・サーバーの契約に登録している連絡先

前の項目と重なりますが、ここは分けて確認してください。契約の連絡先が退職者のアドレスのままだと、更新の案内も、障害の連絡も、名義に関わる確認も届かなくなることがあります。しかも、届いていないこと自体に気づきにくい状態です。

ドメインの名義や契約先が社内で分からなくなっている場合は、そこから確認することになります（ホームページのドメインが制作会社名義になっている）。

過去のメールが、どこにあるか

前述のとおり、設定によって、過去のメールがある場所が変わります。両方に置かれていることもありますので、2つに分けて確認してください。

• サーバー側に残っているメール——アカウントを消すと、あわせて消えることがあります
• 端末側にだけ保存されているメール——退職者のパソコンの中にしか無い、という状態になっていることがあります。社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として取り扱ってよい範囲を決めたうえで、端末を初期化したり返却したりする前に、必要なやりとりを取り出しておく必要があります

取引先とのやりとり、見積もりや発注の記録、契約に関わる文面——あとから必要になるものが含まれていることがあります。取り出す作業は、端末が手元にあるうちにしかできないことがあります。退職の予定が分かった時点で、この確認だけは先に済ませておくと安全です。

社内の転送や共有の設定

そのアドレスが、別のアドレスへの転送元や転送先になっていることがあります。消したあとで「あの人に回っていた分が止まった」と分かることがありますので、転送の設定が残っていないかも見ておいてください。

2つの場面を、最初から最後まで通してみる

ここまでの内容を、実際に起きる順番に並べ直します。ご自身の状況に近いほうをたどってみてください。

新しく人が入る場合

1. 作れる数に空きがあるかを確認します——上限に達している場合は、使われていないアカウントの整理、契約数や容量の追加、プランの変更など、契約先で選べる方法を確認します
2. アドレスの文字列を決めます——すでにある付け方にそろえます。外に出す予定があるなら、個人のものにするか役割のものにするかもここで決めます
3. アカウントを作成し、利用を始めるための情報を用意します——初期のパスワードを決める形か、ご本人を招待する形かは、ご利用のサービスによって変わります。あわせて、会社の側で再設定や利用の停止ができる手段を確保しておきます
4. メールソフトで送受信する場合は、必要な端末ごとに設定し、受信の方式を決めます——パソコンとスマートフォンの両方で使うなら、その両方です。端末へ受信する方式では、受信したあともサーバー側にコピーを残すかどうかを設定できることがあります
5. 社外のアドレスとの間で1往復させて確かめます——送信と受信の両方を、実際に届いたメールを開いて確認します
6. 署名を用意します——差出人の表示名が正しく出るかも、このときに見ておきます

人が辞める場合

1. 端末が手元にあるうちに、過去のメールの置き場所を確かめます——社内の規程やご本人との取り決めに沿って、会社として取り扱ってよい範囲を決めたうえで、端末の中にしか無いものを先に取り出します
2. その受信箱で、登録の通知メールを探します——社内の規程やご本人との取り決めに沿って、会社として見てよい範囲を決めたうえで行います。どのサービスにそのアドレスが登録されているかの手がかりになります
3. 本人が使えない状態にできるかを確認し、できる場合は行います——退職の日や権限が切れる時点で行います。パスワードの変更のほか、ログイン中の端末、アプリのために別に発行したパスワード、そのアカウントに入っている転送の設定について、契約先の機能に応じて何ができるかを確認します。実施したあとは外部のアドレスからテスト送信して、必要な受信が続いているかも確かめます。受信まで止まってしまう場合は、契約先で選べる別の方法を確認します
4. 見つかった登録を、別のアドレスへ移し替えます——サーバーやドメイン、ホームページの管理画面、各種の外部サービスなど、見つかったものを移し替えます
5. ホームページの表記と、フォームの通知先を確認します——そのアドレスが使われていれば、それぞれ直します。サイトに載っている表記と、フォームの通知先は別の作業ですので、両方を見ます
6. これから届く分の扱いを決めます——転送などで受け取り続けるのか、そのアドレス宛のメールを受け取らない状態にするのか。転送するなら、いつまで続けるかも決めます
7. 削除するかどうかを、最後に決めます——ここまでの確認が済んでいれば、消したときに困るものを減らせます。ただし、長く通知の来ていないサービスや、別の方が登録したものまでは、受信箱を探すだけでは分からないことがあります。判断がつかない場合は、削除しないでください。ご利用のサービスで選べるのであれば、ご本人が利用できない状態にしたうえで、転送などで必要な受信を続けながら期間を置きます

順番に意味があるのは、1から6までが済む前にアカウントを削除すると、1と2に戻れなくなることがあるためです。3を後ろに回さないのは、削除を最後にすることと、ご本人の利用を止めるのを遅らせることが別だからです。退職の予定が分かった時点で、少なくとも1と2は先に済ませておくと、あとの判断に余裕ができます。

使わなくなったアカウントを、そのままにしておく場合

「消すと戻せないなら、全部残しておけばよいのでは」と考えたくなります。残す形にも理由はありますが、置きっぱなしにすると、別の問題が出てくることもあります。残す場合は、いつまで・誰の管理で残すかに加えて、ご本人の利用状態、転送の設定、容量やアカウント数の枠まで含めて管理する必要があります。

• 本人が外から入れる状態が続くことがあります——パスワードを変えていない場合のほか、変更したあとでも、ログイン中の端末や、アプリのために別に発行したパスワードから使える状態が残っていることがあります
• 誰も見ていない受信箱に、連絡が積み上がることがあります——届いていること自体に気づけません
• 受信箱にメールが保存されていれば、その分の容量を使い続けます——アカウント数の枠を使い続けることもあります。ご契約のプランの上限に近い場合、新しいアカウントを作れなくなることがあります
• 不正に使われたときに気づきにくいことがあります——ふだん誰も開いていないためです。ホームページやサーバーへの不正な操作は、メールの受信箱から始まることもあります（ホームページが改ざんされた・乗っ取られた）
• 次に整理するときに、判断できなくなることがあります——いつ・なぜ残したのかが分からないアカウントは、消してよいかどうかを決められません

ですので、残す形を選ぶ場合は、あわせて次の3つを決めておいてください。

1. 本人が使えない状態にするかどうか——パスワードの変更や、ログイン中の端末の扱いを、契約先の機能に応じて決めます
2. いつまで残すか——期限を決めておかないと、判断する機会が来ません
3. 誰が中身を見るか——届いたものに対応する人を決めておきます。見てよい範囲そのものは、社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として決めていただく部分で、blancは決めていただいた範囲での設定を行います

この3つを控えておけば、期限が来たときに、登録先や過去のメール、これから届く分の扱いを改めて確認したうえで、削除するかどうかを判断できます。逆に、控えが無いまま何年も残ったアカウントは、消してよいかどうかを判断できないまま残り続けることがあります。

引き継ぐときに気をつけること

前任の方のアドレスを、後任の方がそのまま使う形です。手間が少なく見えますが、決めておくことがあります。

前の担当者宛のやりとりも届きます

そのアドレスには、仕事の連絡だけが届くとはかぎりません。本人宛の私的なやりとりや、本人が個人で登録したサービスからの通知が混ざることがあります。どこまでを引き継ぐのか、誰が受け取るのかは、社内の規程やご本人との取り決め、必要に応じて専門家や所管の窓口へ確認したうえで、会社として決めていただく部分です。blancがお手伝いするのは、決めていただいた範囲での設定の作業です。

受信箱の中身をそのまま渡すのか、これから届く分だけを後任の方が受け取るのか——この2つは別の話です。過去のメールまで引き継ぐ必要があるかどうかは、仕事の内容によって変わります。

前任の方の利用を止める

同じアカウントを後任の方へ渡す場合、前任の方が使える状態が残っていることがあります。パスワードの変更だけでなく、ログイン中の端末、アプリのために別に発行したパスワード、そのアカウントに入っている転送の設定についても、契約先の機能に応じて何ができるかを確認してください。確認しないまま渡すと、前任の方の端末に、後任の方が受け取ったメールが届き続けることがあります。

差出人の名前を直す

アドレスをそのまま使う場合、メールソフトの設定に前任の方の名前が残っていることがあります。この状態だと、後任の方が送ったメールの差出人が前任の方の名前で表示されることがあります。アドレスを引き継いだら、差出人の表示名と署名の両方を直してください。

役割のアドレスに寄せるという選び方

引き継ぎのたびに同じことを繰り返すのであれば、個人のアドレスを引き継ぐのではなく、役割のアドレスを用意しておくという選び方もあります。eigyou@のように仕事に紐づけておけば、担当が変わってもアドレスそのものは変えずに済むことがあります。

この形にすると、名刺やホームページに載せるアドレスも、人が変わるたびに直さずに済むことがあります。代表者が交代した、事業を引き継いだ、といった場面でも、確認する範囲を狭くできることがあります（事業を引き継いだ・代表が変わった）。ただし、複数人で1つの受信箱を見る形になると、誰が返事をしたのかが分かりにくくなることがありますので、対応の記録の残し方は別に決めておく必要があります。

共有する場合の見え方

1つのアドレスを複数人で使う場合、同じメールをそれぞれの端末で受け取る形にするのか、1つの受信箱を共有する形にするのかで、既読や返信済みの見え方が変わります。「誰かが返したはずだと思っていて、誰も返していなかった」という形を避けるために、返事を書く担当を決めておくと安全です。

人の出入りが多い場合の備え

毎年のように追加と停止が発生する場合は、その都度考えるより、先に決めごとを置いておくほうが早くなることがあります。

• アドレスの付け方をそろえておく——姓だけか、姓名か。同姓の方が入ったときにどうするかも決めておくと迷いません
• 外に出すアドレスを、役割のものにするか検討する——名刺やホームページに載せるアドレスを役割のものにしておくと、人が変わるたびの差し替えを減らせることがあります
• 契約の連絡先や、パスワード再設定の宛先には、会社として続けて管理できるアドレスを使う——サーバーやドメインの契約の連絡先を役割のアドレスにしておくと、退職のたびに移し替える作業が減ります。ただし、サービスによっては、利用する人ごとに別々のログインIDが必要なこともありますので、各サービスの条件を確認したうえで、管理者を追加できるか、どう引き継ぐかも決めておきます
• いま何個あるのかを、一覧にしておく——誰が使っているか、いつ作ったかを控えておくと、使われていないアカウントを見つけやすくなります
• 受信の方式を決めておく——サーバーに残す形にそろえておくと、退職時に過去のメールを取り出しやすくなることがあります

この決めごとは、一度作っておくと、次回以降の判断の土台として使えます。人の入れ替わりが起きてから考えると、その場かぎりの判断になり、あとで整理しにくくなることがあります。

ホームページにアドレスを載せるときに、あわせて決めること

アドレスを追加・変更したあと、ホームページの表記も直すことになります。このときに、載せ方そのものを見直しておくと、次に人が変わったときの手間が変わることがあります。

載せるか、フォームだけにするか

連絡先としてアドレスを直接載せる形と、お問い合わせフォームだけを置く形があります。アドレスを載せておくと、フォームを使わずにそのまま送れます。一方で、公開されたアドレスには、営業や自動で送られるメールが届くようになることがあります。フォームに寄せた場合も、フォーム経由の迷惑な送信が増えることはあります（お問い合わせフォームに営業メール・スパムばかり届く）。

どちらか一方に決める必要はありません。フォームを主な窓口にしつつ、会社概要には代表のアドレスを載せる、という形もあります。

載せるなら、どのアドレスを載せるか

個人のアドレスを載せると、その方が変わるたびにサイトの表記を直すことになります。役割のアドレスを載せておけば、受け取る人を入れ替えるだけで済むことがあります。ご担当者を名指しでご案内したい事情がある場合は、その理由と、変わったときに直す箇所を控えておくと、あとで探しやすくなります。

画像にして載せている場合

迷惑メール対策として、アドレスを画像にして掲載していることがあります。この形にしていると、サイト内で文字を探しても見つからず、直し忘れが残ることがあります。どのページで画像にしているかを控えておいてください。

また、画像の中の文字は、通常の本文のように選択してコピーすることができません。読む側の環境によっては手で入力することになりますので、打ち間違いが起きることがあります。

直したら、公開後の画面で確かめる

差し替えたあとは、実際に公開されている画面を開いて確認してください。同じアドレスが複数のページに載っていることがありますので、1か所を直しただけで終わりにしないことです。ページによっては、更新の反映に時間がかかることもあります。文章の差し替えをご自身で行うか、依頼されるかの目安はホームページの文章・写真を差し替えたいにまとめています。

うまくいかないときに見るところ

追加・停止のあとに「届かない」「送れない」というご連絡をいただくことがあります。原因がアカウントの作業にあるとはかぎりませんので、切り分けの順に見ます。

新しいアドレスで送れない・届かない

まず、メールソフト側の設定に原因があるのか、それ以外のところに原因があるのかを切り分けます。別の端末や、メールを管理している契約先がブラウザ上で用意しているメールの画面（使える場合）で送受信できるかを試すと、どこに原因があるかの手がかりになります。端末の設定だけの問題であれば、その端末を直せば済みます。

送ったメールが、相手先で迷惑メールに入る

アドレスを新しく作ったことだけが原因とはかぎりません。ドメイン全体の認証の設定のほか、送る内容や送信の経路が関係していることもあります。差出人のなりすましを防ぐための設定が入っていないと、受け取る側の判断に影響することがあります。原因の切り分けと復旧までの流れは会社のメールが届かない・送れないにまとめています。

止めたアドレス宛のメールが、送信元に返ってくる

削除した場合に起きることがあります。返ってきた通知は、そのメールが届いていないこと、または配送が遅れていることを知らせるものです。最終的に届かなかったのか、まだ再送を試みている途中なのかは、通知の本文を読んで区別します。宛先が見つからない場合、受信箱の容量を超えている場合、一時的な障害の場合では、書かれている内容が違います。取りこぼしたくない連絡がある場合は、削除する前に転送の形を検討します。削除したあとで、同じアドレスや転送を作り直せるかどうかは、ご利用のサービスによって異なります。

転送しているはずなのに、届かない

転送の設定そのものと、転送先の受信箱の両方を見ます。転送先で迷惑メールとして扱われていることもあります。転送を設定したら、必ず外部のアドレスからテスト送信して、転送先の受信箱で実際に開いて確かめてください。設定画面に「転送する」と表示されていることは、届いたことの確認にはなりません。

フォームからの通知だけが届かない

会社のメール全体は動いているのに、フォームからの通知だけが来ない場合は、フォーム側の設定を見ます。前述のとおり、アカウントを消しただけでは通知先は変わりません。フォームの送信元として設定しているアドレスと、通知先のアドレスの両方を確認します（メールフォームの返信がGmailに届かない理由と対処法とは）。

管理画面に入れず、作業そのものが始められない

メールを管理している契約先の管理画面に入るための情報が分からない、契約先が分からない、という段階で止まることがあります。この場合は、まず入れる状態に戻すところからになります。制作した会社と連絡が取れないまま止まっている場合も、同じところから始めます（ホームページの制作会社と連絡が取れない）。

作業のあとに、控えておくもの

追加も停止も、作業そのものは短く終わることがあります。あとで効いてくるのは、何をしたかを残しておいたかどうかです。次に人が入るとき、次に人が辞めるとき、同じ調べ直しをしなくて済みます。

• いま作られているアカウントの一覧——アドレス、使っている人、作った日付。使われていないものを見つけるときの土台になります
• 転送の設定——どのアドレスから、どこへ送っているか。いつまで続けるかも書いておきます
• ご本人の利用状態——利用できるまま／ご本人が使えない状態／削除済み。いつそうしたかもあわせて書いておきます
• 届く分の扱い——元の受信箱で受け取っている／別のアドレスへ転送している／受け取っていない。移し替えた登録先も書いておくと、次に整理するときに判断できます
• サーバーと契約先——どこの会社の、どのプランか。管理画面の場所も書いておきます
• 登録に使っているアドレス——ドメイン、サーバー、ホームページの管理画面、各種サービス。役割のアドレスに寄せてある場合も、どこに何を登録したかは残しておきます

この控えは、担当されている方が変わるときにそのまま引き継げます。逆に、控えが無いまま担当が変わると、次の方は「いまどうなっているか」を調べるところから始めることになります（ホームページ担当者が退職して更新できない）。

ホームページ全体で見ておきたい項目とあわせて、定期的に見直す形にしておくと、放置されたままのアカウントが残りにくくなります（ホームページの健康診断）。

費用の目安

本文で触れた作業について、料金表に掲載している項目は次のとおりです。ご相談の内容がどれに当たるかは、メールを管理している契約先と、現在の設定を拝見してからのご案内になります。掲載の無い作業は別途お見積りします。

ご相談の内容にどの項目がいくつ当たるかは、実際の設定を拝見したうえで、お見積りのときにご案内します。ご依頼前の相談・お見積りは無料です（料金表）。

修正全般の費用の考え方はホームページ修正の費用相場にまとめています。複数社に相談されている場合は、ホームページの相見積もり、どう比べる？もあわせてご覧ください。

ふだんの更新をまとめて任せる形もあります

ホームページの更新については、その都度ご依頼いただく形のほかに、月額のプランもあります。保守で何をしているかはホームページの保守・管理契約は何をしてくれる？にまとめています。どのプランに何が含まれるかはプランごとに異なりますので、料金表をご確認ください。

よくいただくご質問

退職した社員のアドレスは、いつ消せばよいですか

一律に示せる期間はありません。社内の規程やご本人との取り決めに加えて、必要に応じて法令や業界の要件も確認したうえで決めることになります。主な判断の材料になるのは、そのアドレス宛にこれから連絡が来る可能性、過去のメールに用があるかどうか、ほかのサービスで使われていないかどうかの3つです。これに加えて、ホームページ上の表記、フォームの通知先、契約の連絡先など、本文の「消す前に確認すること」も別に通してください。3つとも確認が終わるまでは、ご利用のサービスで選べるのであれば、削除ではなく転送などで受け取り続ける形にしておくと、あとから困りにくくなります。あわせて、ご本人の利用を止める必要があるかどうかも、別に確認してください。

消したアドレスを、あとから元に戻せますか

同じ文字列でアカウントを作り直せる場合はありますが、消える前に入っていたメールまで戻るとはかぎりません。ご利用のサービスによって扱いが異なりますので、削除の前に、必要なものが取り出せるかを確認してください。

本人しかパスワードを知りません。受信箱を開けますか

ご利用のサービスによっては、管理画面からパスワードを変更できることがあります。その場合は、変更後の情報で入り直せることがあります。可能かどうかは、契約先と管理画面の情報が分かれば、確認できることがあります。なお、退職された方の受信箱をどこまで見るかは、社内の規程やご本人との取り決めに沿って、会社として決めていただく部分です。

退職者のパソコンを、そのまま初期化してよいですか

受信の方式によっては、過去のメールがその端末の中にしか無いことがあります。社内の規程やご本人との取り決めに沿って、会社として取り扱ってよい範囲を決めたうえで、初期化や返却の前に、必要なやりとりが取り出せているかを確認してください。サーバーにメールを残す方式で使っていた場合でも、端末側にしか無い下書きや送信済みが残っていることがあります。

アドレスをいくつまで作れますか

ご契約のプランによって決まっていることがあります。上限があるかどうか、いま何個使っているかは、メールを管理している契約先の管理画面で確認できることがあります。分からない場合は、契約先へお問い合わせください。空きが無い場合は、使われていないアカウントの整理、契約数や容量の追加、プランの変更など、契約先で選べる方法を確認します。

ホームページに載せるアドレスは、どれがよいですか

人が変わっても差し替えずに済むという点では、役割のアドレスが向いていることがあります。ただし、担当者を名指しでご案内したい場合など、個人のアドレスを載せる理由があることもありますので、一律には決まりません。

フォームの通知先を変えたいだけですが、メールアカウントも要りますか

通知先を既存のアドレスにするのであれば、新しいアカウントを作らずに変更できることがあります。新しく受信箱そのものが必要な場合は、アカウントの作成とフォーム側の設定の両方が必要になります。既存のアドレスや、別のアドレスへ送るだけの設定を使える場合は、フォーム側の変更だけで済むことがあります。

事業をやめるので、メールごと閉じたいのですが

この場合は、アカウントを1つ止める話にとどまりません。サイトも閉じるのであれば、サイト・メール・ドメインをそれぞれいつ止めるかを決めることになります。告知のためにサイトだけ残す、しばらくメールだけ受け取れるようにしておく、という形もあります。閉じる前に取り出しておくものと、ドメインの扱いもあわせて決めます（ホームページをやめたい・閉じたい）。

いまどのアドレスが生きているのか分かりません

分からないままご相談いただいて構いません。メールを管理している契約先の管理画面を拝見できれば、いま作成されているアカウントの一覧と、転送の設定を確認できることがあります。そのうえで、使われていないものの扱いをご相談ください。

制作した会社と連絡が取れず、サーバーの情報が分かりません

まず、いまサイトとメールがどこで動いているか、契約先はどこかを確かめるところから始めます。契約先が分からない場合の調査を含めて承っています（制作会社と連絡が取れない）。

まとめ

• 先に決めるのは3つ——①そのアドレスは個人のものか役割のものか ②これから届く分をどうするか ③ほかのサービスで使われていないか
• 「止める」は3つに分かれます——そのアドレスを受け取るアカウントまたは設定を削除する／アドレスを残して転送する／アカウントを残して本人が使えないようにする。どれを選べるかは、ご利用のサービスといまの設定によって変わります
• 削除はいちばん最後に来ます。急ぐ事情があるときも、ご利用のサービスで選べるのであれば、先に転送などで受け取り続ける形にしておくことで、確認の時間を作ることができます
• 届く分の行き先と、ご本人の利用を止めるかどうかは、別の判断です。転送を設定しても、元のアカウントにご本人がログインできる状態が続くことがあります
• 消す前に確認するのは、これから届く分の行き先・サイトに載っている表記・フォームの通知先・各種サービスのログインIDと再設定の宛先・契約の連絡先・過去のメールの置き場所です
• メールアカウントを消しても、フォームの通知先は自動では変わりません。そのアドレスが通知先に使われている場合は、フォーム側の設定を別に直します
• 過去のメールが端末の中にしか無いことがあります。社内の規程やご本人との取り決めに沿って会社として取り扱ってよい範囲を決めたうえで、必要なやりとりがあれば、退職者の端末を初期化・返却する前に取り出しておきます
• 退職された方の受信箱や端末をどこまで扱うかは、会社として決めていただく部分です。blancがお手伝いするのは、決めていただいた範囲での設定の作業です
• アドレスを引き継ぐときは、差出人の表示名と署名も直します
• 人の出入りが続く場合は、外に出すアドレスや契約の連絡先に、会社として続けて管理できるアドレスを使っておくと、そのたびの作業を減らせることがあります。利用する人ごとにログインIDが必要なサービスでは、管理者の追加や引き継ぎの方法もあわせて決めておきます

いまどのアドレスが作られていて、どこに転送されているのかが分からない、という段階でも構いません。いま使っているメールアドレス、メールを管理している契約先、ホームページのアドレスをお知らせいただければ、公開されている画面から分かる範囲をまず確認し、必要に応じて管理画面の情報を拝見したうえで、追加・停止の進め方と、消す前に確認しておくところをご案内します。他社が制作されたサイトやメールの設定も承っています（ホームページ修正・更新サービス／お問い合わせ）。