ホームページに問い合わせフォームを付けたい｜作り方の選び方、迷惑送信と「届かない」を防ぐ設定、付けたあとの確かめ方と依頼する場合の料金

「ホームページにはメールアドレスと電話番号しか載せていない」「問い合わせフォームを付けたいけれど、何で作ればいいのか分からない」「前に付けたフォームは、いつの間にか迷惑な送信ばかりになってやめてしまった」。問い合わせフォームは、付けるだけなら難しいものではありません。ただ、届かない・迷惑送信で埋まる・受け取った内容が行方不明になる、といった困りごとは、付けたあとに起きることが多く、しかも画面の上では正常に見えるので気づきにくいところがあります。

この記事では、フォームを付けると何が変わるのか、作り方の種類と選び方、付ける前に決めておくこと、迷惑送信と「届かない」を防ぐための設定、付けたあとに確かめることを順に説明します。すでにあるフォームの項目を変えたい場合は「お問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたい」をご覧ください。

フォームを付けると、何が変わるか

メールアドレスや電話番号を載せておくだけでも、問い合わせは受けられます。フォームを付けると、そこにいくつかの違いが加わります。

• 聞きたいことをそろえて受け取れる——メールだと、会社名や連絡先、ご相談の中身が書かれていないことがあります。フォームなら、返事に必要な項目を最初からそろえてもらえます
• 送る側がメールソフトを開かなくて済む——ページの上で入力して送信できるので、スマートフォンからでも送りやすくなります。メールアドレスをコピーしてメールソフトに貼り付ける手間がありません
• 送った側の手元に控えを残せる——自動返信で入力内容を返しておくと、「送ったはずなのに返事がない」というときに、双方の手元で同じ内容を確かめられます
• ページにメールアドレスを載せずに済む——ページに書いたメールアドレスは、自動で集めるプログラムに拾われて迷惑メールが届くきっかけになることがあります

一方で、フォームを付けると増える手間もあります。フォームを狙った迷惑な自動送信への備えと、通知メールがきちんと届くための設定と確認です。また、氏名や連絡先はメールで受ける場合も扱いますが、フォームでは送信内容が管理画面や外部のサービスにも残ることがあるので、残る場所を確かめる手間が加わります。この記事の後半は、主にこの3つの話です。

フォームの作り方は、大きく3通り

問い合わせフォームの作り方は、サイトの作りによって大きく3通りに分かれます。

WordPressのプラグインで作る

WordPressで作られたサイトなら、フォームを作るためのプラグイン（追加機能）を使うのが一般的です。管理画面から項目や通知の宛先を編集できるものが多く、付けたあとも自分で手を入れやすい作り方です。

プラグインによっては、送信された内容を管理画面に一覧で残す機能を持っていないものがあります。その場合は、保存用の別のプラグインを組み合わせて補います。また、プラグインは更新が続くものなので、WordPress本体やほかのプラグインと一緒に更新していく必要があります。

サーバー上のフォームプログラムで作る

WordPressを使っていない、HTMLで作られたサイトでは、サーバーに置いたフォーム用のプログラムを使う形が多くなります。フォームのページはサイトのデザインに合わせて作り、送信された内容の処理をプログラムが受け持ちます。

管理画面を持たないものも多く、その場合、項目や宛先を変えるときは、設定ファイルやフォームのHTMLなど、使っている仕組みに応じた箇所を直接書き換えることになります。書き換えを誤ると、送信は成功したように見えるのに通知が届かない、という状態になることがあるので、変えたあとは必ずテスト送信します。

外部のフォーム作成サービスで作る

Googleフォームのような外部のサービスでフォームを作り、ページに埋め込む、またはリンクを貼る形です。サーバーの設定がいらず、無料で始められるものもあります。

ただし、見た目はサービス側の形になり、サイトのデザインと完全にはそろわないことがあります。受け取った内容がサービス側に保存されるか、通知メールでも届くかは、使うサービスと設定で変わります。保存先と、その内容を見られるアカウントを誰が持っているかを、社内で分かるようにしておきます。Googleフォームの場合、ファイルを添付してもらう質問を置くと、送る側にGoogleアカウントへのログインが求められます。埋め込んだ形では使いにくくなることもあるので、添付を受けたい場合はフォームへのリンクを置く形も考えます。

どれを選ぶかの目安

サイトの作りが分からない場合は、管理画面のアドレスや、ページを作った会社からの引き継ぎ資料を見ると当たりが付きます。「お問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたい」の「いまのフォームが何で作られているかの見分け方」も参考にしてください。

付ける前に決めておくこと

フォームの作業そのものより、先に決めておくことのほうが、あとの使い勝手に効きます。

何の問い合わせを受けるか

見積もりの依頼、資料請求、採用の応募、来店の予約など、受けたい用件を並べます。用件が1つなら、その用件に要る項目だけを置きます。用件が2つ以上でも聞く内容がほぼ同じなら、1つのフォームにまとめ、用件の欄で選んでもらう形で足ります。用件ごとに聞くことが大きく違う場合は、フォームを分けたほうが入力する側の迷いが減ります。

項目は、返事に要るものから

最初は、返事をするのに欠かせない項目だけにします。多くの場合、お名前・メールアドレス・お問い合わせ内容の3つで返事はできます。電話番号・会社名・ご予算などは、受け取ったあとの仕事に本当に使うかを考えてから足します。項目の選び方は「お問い合わせフォームの項目を変えたい・増やしたい」にくわしく書いています。

通知を誰が受け取るか

通知の宛先を、担当者1人の個人のアドレスにすると、その人が休んだり退職したりしたときに問い合わせが止まります。担当者が不在でも確認できる、info@ のような共有のアドレスを候補にします。複数の宛先に届くようにする場合は、宛先を増やすほど問い合わせの内容を見られる人も増えるので、それぞれの受信箱を誰が見られるかを確かめてから足します。宛先のアドレスで実際にメールを受け取れることも、先に確かめておきます。

自動返信で何を返すか

自動返信には、受け付けたことを載せます。入力された内容の控えも載せると、送った側の手元に残ります。ただし、送る人がメールアドレスを打ち間違えると、その控えが別の人に届きます。控えに載せる項目は選び、立ち入った内容や添付ファイルは載せない形も考えます。返事までの目安（「2営業日以内にご連絡します」など）を書く場合は、実際に守れる期間にします。差出人の名前は会社名にしておくと、受け取った側がすぐに何のメールか分かります。

送信したあとの画面

送信が終わったあとに表示する画面も決めておきます。「送信しました」だけでなく、返事の目安や、急ぎの場合の電話番号があると、送った側が待ちやすくなります。広告やアクセス解析で問い合わせの件数を数える場合は、この完了画面を独立したページ（アドレスが変わるページ）にしておくと、数える設定がしやすくなります。数える設定については「ホームページに「このタグを入れてください」と言われたら」も参考にしてください。

個人情報の扱いを書いたページ

フォームで氏名や連絡先を受け取るなら、その情報を何に使うかをサイトに書いておきます。プライバシーポリシーのページが無い場合は、フォームと一緒に用意しておくのが順番として無理がありません。どんな内容を載せるかは「ホームページに載せておく「表示のページ」」にまとめています。

迷惑な自動送信への備え

フォームを公開すると、多くの場合、しばらくして営業目的の送信や、意味の分からない文字の並んだ自動送信が届くようになります。フォームのあるページは、自動で送信するプログラムに見つけられやすいためです。付けるときから備えを入れておきます。

• 人には見えない入力欄を置く——画面には表示しない欄を1つ置き、そこに何か入力されていたら自動送信とみなして受け付けない方法です。送る側の手間は増えません
• Googleの reCAPTCHA などの判定を使う——送信した人の操作が人らしいかを判定する仕組みです。チェック欄を出す方式のほかに、送る人にチェックの操作を求めずに判定する方式もあります
• 入力の中身で受け付けない条件を決める——本文にリンクがいくつも入っている、日本語が1文字も含まれていない、といった条件で受け付けない設定ができる場合があります。条件を厳しくしすぎると、正しい問い合わせまで受け付けなくなるので、最初は緩めにしておきます

どの方法でも、迷惑な送信を完全に無くすことはできません。人の手で送られてくる営業の問い合わせは、仕組みでは見分けにくいためです。届いてしまったものへの対処や、効いた方法の例は「お問い合わせフォームに営業メール・スパムばかり届く」にまとめています。

「届かない」を防ぐための設定

フォームで一番困るのは、送った側には「送信しました」と表示されているのに、こちらに通知が届いていない状態です。送った側は返事を待ち、こちらは問い合わせがあったことを知らないまま時間が過ぎます。付けるときに、次の点をそろえておきます。

通知メールの差出人を、自社のドメインのアドレスにする

フォームの通知メールの差出人を、入力した人のメールアドレスにする作りがあります。返信ボタンを押すとそのまま相手に返せて便利に見えますが、自社のサーバーから他人のドメインを名乗ってメールを送ることになるため、受け取る側のメールサービスに「なりすまし」と判定され、迷惑メールフォルダに入ったり、受け取りを拒まれたりすることがあります。

自社のサーバーやWordPressから通知メールを送る作りでは、差出人を自社のドメインのアドレス（例：info@自社のドメイン）にし、入力した人のアドレスは「返信先（Reply-To）」に入れます。こうすると、通知メールで返信ボタンを押したときも相手のアドレス宛てになります。外部のフォーム作成サービスを使う場合は、通知メールの差出人や返信先をどこまで変えられるかがサービスによって違うので、サービス側の設定で確かめます。

送信元のドメインの設定を確かめる

受け取る側のメールサービスは、送信元のドメインに登録された認証の設定で、メールが本物かを確かめています。代表的なのが、送ったサーバーがそのドメインから送ってよいと登録されているかを見るSPFと、メールに付けた電子署名が正しいかを見るDKIMです。Gmailは2024年から、個人のGmailアカウント宛てに送る側に、こうした認証の設定を求めています（送る量が多い送信者には、求める設定が増えます）。まず、フォームのメールが実際にどのサーバーやメールサービスから送られているかを確かめます。そのうえで、その送り元がSPFで許可されているか、メールにDKIMの署名が付いていて検証に通るかを、それぞれ見ます。どちらも整っていないと、自動返信がお客様のGmailに届かない、ということが起こりえます。

自社以外のメールサービスでも受け取ってみる

通知は自社のアドレスで受け取れていても、お客様に届く自動返信のほうだけが届いていない、という壊れ方があります。テスト送信では、Gmailなど自社以外のメールサービスのアドレスも入力して、自動返信が受信箱に入るかを見ます。

すでに付いているフォームで通知が届かなくなった場合の確認の手順は、「お問い合わせフォームのメールが届かない」にまとめています。

ファイルの添付を受け付けるとき

図面や写真、履歴書などを添付して送ってもらいたい、という場合は、次の点を先に決めます。

• 受け付けるファイルの種類——写真なら画像、書類ならPDFのように、受け付ける種類を決めます。画面に「PDFのみ」と案内するだけでなく、フォームの仕組みの側でも、決めた種類以外は受け付けない設定にしておきます
• 1ファイルの大きさの上限——スマートフォンで撮った写真は1枚で数MBになることがあります。上限が小さすぎると送れず、大きすぎると通知メールが受信側の上限に引っかかることがあります
• ファイルをどこに受け取るか——通知メールに添付して受け取る形と、サーバーに保存してメールには知らせだけを載せる形があります。サーバーに保存する場合は、アドレスを知っていれば誰でも開ける場所に置かれていないかを確かめ、いつ消すかも決めます

受け取った内容を、メール以外にも残す

通知メールだけで受け取っていると、迷惑メールフォルダに入った、誤って消した、担当者の受信箱にしか無い、といった理由で、問い合わせを見失うことがあります。送信された内容をサイトの管理画面などにも一覧で残しておくと、メールが届かなかったときの控えになります。

残す場合は、次の2つもあわせて決めておきます。

• 誰が見られるか——管理画面に入れる人が全員見られる状態でよいか、を確かめます
• いつまで残すか——古い問い合わせを置いたままにせず、残す期間を決めて、過ぎたものは消します。プライバシーポリシーに保存について書いている場合は、その内容とそろえます

付けたあとに確かめること

フォームは、壊れていても画面の上では正常に見えます。公開したら、次の順に確かめます。

1. パソコンとスマートフォンの両方から送ってみる——スマートフォンでは入力欄の並び、送信ボタンまでの長さ、キーボードの種類（電話番号の欄で数字のキーボードが出るか）も見ます
2. 通知と自動返信の両方が届くかを見る——通知は社内の宛先に、自動返信はGmailなど自社以外のメールサービスのアドレスに届くかを確かめます。迷惑メールフォルダに入っていないかも見ます
3. 届いたメールの中身を見る——通知には受け取る予定の項目がすべて載っているか、自動返信には控えとして載せると決めた項目だけが載っているかを見ます。文字化けしていないか、差出人の表示が会社名になっているかもあわせて見ます
4. わざと不備のある送信を試す——必須の欄を空にする、メールアドレスの形になっていない文字を入れる、といった送り方で、どの欄が悪いのかが分かるエラーが出るかを見ます
5. 添付を受け付ける場合は、ファイルも送ってみる——上限に近い大きさのファイルと、受け付けない種類のファイルも試します
6. 完了画面と、件数の数え方を確かめる——テスト送信1回で完了画面が表示されるかを見ます。広告やアクセス解析で件数を数えている場合は、1件として記録されるかに加えて、完了画面を再読み込みしたり、完了画面のアドレスを直接開いたりしたときに、送信していないのに件数が増えないかも確かめます

自分で付けられる場合と、依頼したほうがよい場合

外部のフォーム作成サービスで作ってリンクを貼る形や、WordPressのフォーム用プラグインを入れて標準の設定で使う形なら、ご自身で進められることがあります。その場合も、上の「届かない」を防ぐ設定と、付けたあとの確認は同じように行ってください。

次のような場合は、依頼したほうが早く、戻せなくなる事態も避けやすくなります。

• HTMLで作られたサイトに、デザインをそろえたフォームを付ける——サーバーにフォームプログラムを置き、設定を書く作業が必要になります（外部のフォーム作成サービスを埋め込む形なら、この作業はいりません）
• サイトのデザインにそろえたい——入力欄や送信ボタンの見た目を、ページに合わせて整える作業が必要になります
• 通知が届く設定まで確かめたい——フォームの差出人の設定と、メールが実際にどこから送られているかを調べ、必要に応じてサーバーやドメインの設定も確かめることになります
• 添付の受付や、内容の保存も入れたい——ファイルの上限や保存先、見られる人の設定が加わります

費用の目安

blancの料金表に掲載している項目は次のとおりです。

具体的な費用はお見積りでご案内します。ほかの料金は料金表に載せています。

依頼するときに伝えるとよいこと

次の点が分かっていると、確認の往復が減ります。分からない項目は「分からない」で構いません。

• サイトのアドレス——フォームを置きたいページが決まっていれば、そのページも
• 受けたい用件と、聞きたい項目——手書きのメモや、ほかの会社のフォームの例でも構いません
• 通知を受け取るアドレス——複数ある場合はすべて
• 自動返信に載せたい文面——返事の目安や、急ぎの場合の連絡先など
• ファイルの添付を受け付けるか——受け付ける場合は、どんなファイルを送ってもらいたいか
• いまフォームがあるかどうか——ある場合は、そのページのアドレス

よくあるご質問

メールアドレスを載せておくだけでは、だめですか

だめということはありません。問い合わせの数が少なく、メールで困っていなければ、そのままでも受けられます。聞きたいことがそろわずに聞き返すことが多い、ページに載せたアドレスに迷惑メールが増えた、といった困りごとがある場合に、フォームを付ける意味が出てきます。

Googleフォームを貼るだけでも大丈夫ですか

受け付けること自体はできます。見た目がサイトとそろわないこと、受け取った内容がGoogleのアカウント側に保存されること、ファイルの添付を受け付けると送る側にログインが求められることを承知のうえでしたら、手早く始める方法の1つです。アカウントの持ち主が担当者個人になっていないかは確かめておいてください。

迷惑な送信は、完全に防げますか

完全には防げません。自動送信の多くは仕組みで減らせますが、人の手で送られてくる営業の問い合わせは見分けにくいためです。減らす方法と、届いてしまったものの扱いは「お問い合わせフォームに営業メール・スパムばかり届く」をご覧ください。

フォームを付けると、問い合わせは増えますか

付けただけで増えるとは限りません。フォームのページまで人が来ているか、各ページからフォームへの案内が分かりやすいかにも左右されます。付けたあとは、フォームのページを見た人の数と、送信された件数をあわせて見ておくと、次に直すところが分かりやすくなります。

まとめ

いまのサイトにどの作り方が合うのか分からない、という段階でもご相談いただけます。ご依頼前のご相談とお見積りは無料です。